Правила проведения инвентаризации товара в магазине: что это такое и как правильно проводится

26 февраля 8 минут на прочтение 63161
Почепский Олег
Автор статьи
Почепский Олег
Бизнес-аналитик направления маркировки

инвентаризация магазина

Содержание

Любая организация, вне зависимости от вида её деятельности, сталкивается с необходимостью организовать стабильное производственное хозяйство. Однако это требует комплексного подхода, включающего все направления предприятия. Тем не менее важнейшим вопросом остаётся инвентаризация товара в магазине (что это такое, как проводится, для чего необходима расскажем в этой статье).

Характеристика ревизии в магазинах

Ревизия магазинной продукции имеет определенную последовательность. Она состоит из нескольких этапов:

  1. Подготовка. Руководитель пишет инвентаризационный приказ и ставит свою подпись, а в проверочном магазине выбирается переучетное время. В большинстве случаев оно приходится на вечер. Если же это круглосуточный супермаркет, то отдаётся предпочтение утренним часам или поздней ночи. На этот период приходится минимальная потребительская нагрузка.

  2. Пересчет и сопоставление информации. Для ускорения этого процесса используются терминалы сбора данных. Они позволяют быстро определить вес, количество и прочие нужные параметры каждого из проверяемого товара.

  3. Занесение результатов. Полученные данные заносятся в счислительную ведомость ИНВ-19. После этого комиссия заполняет акт списания.

  4. Принятие мер в зависимости от полученных результатов. Ревизия может завершиться выписыванием штрафа ответственным людям, назначением повторной проверки или определением продукции, которая нуждается в более частом контроле.

Цели

Сопоставление реального состояния имущества предприятия с тем, что указывается в представленных документах, позволяет оценить работу сотрудников и сохранить собственные материалы в целостности. Периодическое проведение таких проверок преследует следующие цели:

  • Выявление фактов воровства покупателями или рабочим персоналом, а также прочие злодеяния, направленные на умышленное разворовывание организации.

  • Установить, каким имуществом владеет компания (это особенно важный нюанс для кредиторов, а также необходимая составляющая любого готового отчета).

  • Контроль товарной порчи, степень утряски и усушки для подготовки эффективных мероприятий на ближайшее время.

Виды инвентаризации: полная, локальная, выборочная

Так как провести инвентаризацию в магазине можно в плановом и неплановом порядке, необходимо знать какие существуют виды ревизии и какая продукция может провериться. Она разделяется на три главных типа:

  1. Полная — затрагивает абсолютно все товарные позиции. Она проводится 2 раза в год.

  2. Локальная — подразумевает под собой проверку «товаров группы риска». Может осуществляться каждый месяц.

  3. Выборочная — нацелена исключительно на проблемные позиции (молочные продукты, мясо, сладости). Проверочная комиссия имеет право приходить на объект для оценки каждый день.


Инвентаризационная ревизия по типам задач

инвентаризация товара

Срок и дата запланированного осмотра определяется руководителем компании. Однако важно знать, что они могут корректироваться в зависимости от специфики фирмы. Если она нацелена на продажу продуктами, то рекомендуется проводить её минимум раз в неделю. Если это непродолжительные товары, то оптимальный срок — один осмотр в месяц.

Существует несколько обязательных нюансов, которые необходимо учитывать для любой организации. Среди них:

  • Изменение МОЛ.

  • Поступление имущества в аренду,

  • Выявление порчи или расхищения.

  • Устранение предприятия.

Таблица формы и отличия инвентаризации:

Добровольная

Обязательная

плановая (план по графику);

имущество находится в аренде;

внезапная;

увольнению подлежит ответственный работник (продавец, бригадир);

сплошная: материалы, запасы, техника, финансовые возможности;

сотрудник сдает свою смену;

выборочная: разновидность товара; склад; отдел;

обнаружена кража;

запрашиваемая: сотруднику необходима ревизия.

составление отчетности.

Порядок проведения инвентаризации в магазине розничной торговли

Данная проверка условно делится на 4 продолжительных периода, каждый из которых имеет свои отличительные особенности (необходимый объем документации, перечень нужных постановлений). Весь процесс обладает следующим видом:

  1. Пересчёт и оценка реальных остатков, на основании которых подготавливается проверочная опись.

  2. Подготовка специальных актов в случае выявления даже малейших отклонений от нормы.

  3. Передача подготовленных бумаг в бухгалтерский отдел для составления общих ведомостей.

  4. Подведение окончательных результатов.


Шаг 1. Подготовительные мероприятия, подписание бумаг руководством, формирование комиссии

Первостепенной важностью обладает приказ о начале (ИНВ-22), подписываемый начальником предприятия. Комиссия обязана состоять из МОЛ и представителя бухгалтерии или руководителя, указывающего себя в разных ролях. На этой стадии крайне важно проконтролировать, чтобы сотрудники, имеющие дело с конкретными инвентаризационными товарами, не были осведомлены о предстоящей проверке и не смогли повлиять на её итоги. Если инвентаризация планируется только в единственном отделе, то он закрывается на этот период.

Шаг 2. Непосредственный контроль с фиксацией результатов

Назначенная комиссия оценивает текущее состояние продукции и отражает остатки товаров. Завершив с подсчетами, на оформленной описи остаются личные подписи каждого из членов проверочной бригады. На этой стадии может быть недостаточно штучного товарного пересчета, поэтому привлекается взвешивание и прочие измерения (определяются в зависимости от специфики товаров). Окончательная ведомость готовится в 2 экземплярах (первый отправляется в бух. отдел, а второй — МОЛ), в каждом из которых не должно быть помарок или ошибок.

Шаг 3. Сверка результатов с данными учета

Сопоставление сведений осуществляется бухгалтером. На основании полученной информации происходит оформление нужного перечня документации (их количество и форма зависит от выявленных нарушений). При наличии отклонений заполняется счислительная ведомость итогов проверки. Она указывает на имеющиеся несоответствия в реальном и учетном количестве.

Шаг 4. Определение результатов

На завершающей стадии определяется соответствие остатков с истинными данными. Сначала начальник подготавливает приказ об утверждении итогов, на основании которого в дальнейшем назначаются виновные и вносятся коррективы в бух. учёт. Работники бухгалтерии подготавливают окончательную ведомость результатов, установленных проверкой, где указаны все недостачи, порчи и прочие отклонения от нормы. Также формируются суммовые выводы, благодаря чему делаются заключения о том, что больше — убытки или наоборот.

Сколько может длиться инвентаризация

Учитывая требования и формы осуществляемой проверки, ее длительность составляет от 60 минут до нескольких рабочих суток. Существуют правила, основанные на проверочных видах:

  • При подготовке балансного ответа — каждый год (в строго установленные сроки: с 1 октября по 31 декабря).

  • При проверке основных средств — единоразово каждые 3 года.

  • Проведение расчетов с контрагентами — в конце календарного года (31 декабря).

  • Остальные — на основании решения начальником.

Несмотря на то что розничная торговля не имеет четко установленных проверочных сроков, рекомендуется осуществлять периодическую ревизию (в разумных пределах).

Методические постановления по складской проверке и в торговом зале

Существуют четкие правила проведения инвентаризации в магазине, которые регламентируются законодательством РФ.

  • Ревизия должна проводится в порядке расположения материальных ценностей в проверяемом помещении.

  • Если под осмотр попадают продукты, которые под действием внешних факторов имеют тенденцию к высыханию, испарению, то для них отдельно разрабатываются нормы естественной убыли.

  • На основании результатов проверки руководство принимает решение для устранения недостачи и возмещения убытка (согласно 29 пункту Методических указаний).

  • Резерв под уменьшение стоимости продукции создается для каждой товарной единицы, которая принята в бух. учете.

Итоги процедуры

Тот, кто проводит инвентаризацию в магазине, обязан предоставить отчет, содержащий в себе результаты проведенной ревизии. Проверка может показать отсутствие нарушений или наличие даже небольших отклонений от нормальных показателей (недостачи или избыток). Они могут выявляться не только по материальной части активов, но и на основании расчетов контрагентов. Помимо этого, в ходе процедуры устанавливается задолженность, которая подлежит списанию из-за истечения срока исковой давности.

Документальное оформление результатов проверки

инвентаризация товара в магазине


На основании полученных проверочных данных подготавливается счислительная ведомость (ИНВ-19), в которой указывается выявленная недостача или товарный излишек. По какому нарушению комиссией проводится дополнительная проверка, после чего результаты заносятся в окончательную ведомость (ИНВ-26):

  1. Недостаток, вследствие естественной убыли.

  2. Из-за халатности рабочего персонала.

  3. По предварительному сговору (если предусматривалась целенаправленная кража или порча материальных ценностей).

Установив причину, начальство может найти виновника и взыскать с него недостающие средства. После окончания инвентаризации соответствующий акт подписывается каждым членом комиссии, руководителем, главным бухгалтером и прочими работниками, которые несут ответственность за передвижение проверяемой продукции.



Списываем

Куда идет списанная продукция

Дебет

Кредит

1.

Излишки

41

91,1

2.

Недостача

94

41

3.

Естественный убыток

44

94

4.

Ущерб за счет виновного работника

73,2

94

5.

Недостача за счет прибыли компании

91,2

94

6.

НДС в части товаров, списанных в убыток

91,2

19,3

Как поступать с недостачей, излишками, порчей и браком

Инвентаризация в магазине одежды или продуктов нередко может завершиться выявлением убытка, несоответствия или других нарушений. В подобной ситуации необходимо понять причину этих отклонений и определиться с тем, что списывается на потребительскую кражу и какая убыточная доля появилась по доказанной вине продавца или другого работника. Эти проблемы решаются заблаговременно установленными методами внутри самого предприятия. С этой целью применяется сопоставление реальных показателей с нормами естественной товарной убыли. Ответственный подход к данному вопросу поможет руководству внести правильные коррективы в производственную работу для предотвращения подобных проблем в будущем.

Возмещение ущерба ответственным лицом

Инвентаризация в продуктовом магазине (примером может служить совершенно любая организация), предусматривает привлечение к процессу некоторых сотрудников. Подписывая трудовое соглашение, работник осознанно берет на себя материальную ответственность за целостность продукции. Поэтому при выявлении недостачи, его можно законно обвинить в образованном убытке, но при наличии следующих условий:

  • Подтверждение фактического административного или уголовного преступления.

  • Наличие доказательств, указывающих на преднамеренные нанесение вреда предприятию.

  • Сотрудник пребывал в состоянии алкогольного или наркотического опьянения.

Возмещение ущерба допускается исключительно для прямых расходов. Физическое лицо, несущее ответственность за материальные ценности, заполняет письменную объяснительную, которая впоследствии отправляется руководителю. Именно начальство принимает решение о возмещении убытка, издавая соответствующий приказ. Бух. отдел вычитывает из месячной заработной платы виновного не больше 20%. Эта сумма расходуется на погашение задолженности перед фирмой. Однако важно учитывать, что работник должен быть ознакомлен с итогами ревизии и поставить личную подпись. При несоблюдении установленного регламента он имеет законное право оспорить это решение в судебном порядке.

Секреты успешной организации

Зная, как проводится инвентаризация в магазине, руководство может обеспечить стабильность функционирования своего предприятия. Однако эффективная работа компании скрывает множество хитростей, позволяющих поддерживать этот результат. Среди них:

  1. Разработка инвентаризационных стандартов, учитывающих технологические показатели и программное обеспечение.

  2. Найм квалифицированных работников, обладающих необходимой базой знаний и практическим опытом.

  3. Проведение экспертизы реализуемой продукции.

  4. Осуществление работ по учету несколькими проверяющими, которые пересчитывают ТМЦ и основные средства.

  5. Анализ и структурирование полученных данных ложиться на плечи исполнителя.

Автоматизация инвентаризации с помощью терминалов ТСД

При использовании терминала сбора данных с Клеверенс Магазин 15 процесс инвентаризации значительно облегчается. Даже полная инвентаризация магазина не займет много времени и не потребует закрытия торговой точки.

Процесс этот выглядит так: сотрудники получают на свои ТСД задание на инвентаризацию, проходят по отделам и сканируют штрих коды. По завершении пересчета дается статус «Завершен» и результаты выгружаются в учетную систему, например в 1С.

По сравнению с бумажными ведомостями, электронные задания на инвентаризацию в мобильных устройствах позволяют значительно ускорить и упростить процесс. Во-первых, в задании можно указывать точное место хранения определенных товаров. Во-вторых, не нужно искать товары в списке, достаточно отсканировать штрихкод, чтобы найти нужную номенклатуру. В-третьих, оформление излишков, недостач, порчи и брака будет происходить в приложении по готовому процессу и автоматически передаваться в 1С, МойСклад, Далион, Штрих-М и другие учетные программы.

Процесс инвентаризации в торговом зале показан на этом видео.

Почему в магазине нужен именно ТСД, а не сканер штрихкодов, подойдет ли смартфон

Терминал сбора данных при инвентаризации значительно удобнее, чем сканер штрих кодов. ТСД представляет из себя мини-компьютер, в котором отображается задание на инвентаризацию и ведется весь процесс. Сканер же — это всего лишь устройство ввода для компьютера. Поэтому со сканером, даже с беспроводным, сотрудники не уйдут далеко от компьютера. При сканировании любого товара им необходимо будет посмотреть результат обработки на экране в учетной системе.

Если нет ТСД, то можно использовать даже смартфон. Условия работы в помещении магазина позволяют использовать мобильный телефон: достаточная освещенность, комнатная температура, спокойная работа без спешки. Скачайте и установите Магазин 15 на ваш телефон, чтобы попробовать автоматизированную инвентаризацию без дополнительных затрат.

Процесс инвентаризации в магазине задействует учетную систему и терминал сбора данных с Клеверенс. Мы предлагаем использовать 1С в облаке от нашего партнера Scloud и комплект с предустановленным ПО Магазин 15. Получите специальное предложение на этой странице.


Процесс списания бракованного и просроченного товара в продуктовом магазине по результатам инвентаризации.

Инвентаризация в 1С Бухгалтерия, УТ и УНФ

Документ Инвентаризация товаров создается в 1С, выбирается склад и 1С автоматически выдает номенклатуру и количество товаров, которые есть в системе. Затем ответственное лицо вносит данные о фактическом наличии товара вручную или с помощью ТСД. Посмотрим 2 видео и сравним.

В случае использования ТСД в видео от Алексея Бирюкова сформированный документ переносится на ТСД. Затем происходит сканирование штрихкодов в торговом зале и результаты отправляются обратно в 1С.

Если работа происходит вручную, то приходится распечатывать документ, пересчитывать товар и сличать его вручную. Затем вручную же в вбивать данные в 1С. Для магазина это оборачивается не только тратой времени, но и ошибками.

В обоих случаях по результатам инвентаризации происходит оприходование излишков и списание недостачи.



Количество показов: 63161

Статьи по схожей тематике