Контроль срока годности: как вести учет в магазине

Контроль сроков годности товаров — это обязательная процедура для всех, кто торгует продуктами питания, медикаментами, косметикой. Если же продавец игнорирует требования законодательства в данной части, его могут привлечь к административной ответственности. В том случае, когда использование (употребление в пищу) просроченной продукции стало причиной отравления (в том числе с тяжелыми последствиями), возможно и возбуждение уголовного дела. На практике это означает, что продавцам просто необходимо на постоянной основе проверять, можно ли еще продавать товарные позиции. Для этого можно использовать самые разные способы: ручной, с занесением данных в таблицы, с применением специализированных программных средств. Каждый вариант имеет свои преимущества и недостатки. Некоторые просты в реализации, но неэффективны. Другие сопряжены с определенными затратами.

Что такое срок реализации товара

Так называют временной интервал (в него входят транспортирование, хранение, продажа), в течение которого сохраняются потребительские свойства продукции. Он предусмотрен в первую очередь для продуктов питания. И здесь нужно учитывать, что на упаковке могут стоять разные данные, например:

• «Срок годности – 36 часов». Именно столько может пройти между моментами изготовления и использования. Эта информация добавляется при реализации паштетов, тортов и т. д.
• «Годен до 15.10.2024». Если, например, сыр или колбасу необходимо употребить в пищу в течение 3 месяцев максимум, производитель обязан обозначить не только год и месяц, но и последний день продажи.
• «Годен до 08.2025». Этот вариант приемлем для продукции с длительным периодом реализации.

Отметим важный момент: обозначение периода хранения и годности не равнозначны. В первом случае после наступления определенной даты (месяца или даже часа) продукт остается только выбросить. Использовать его по назначению уже нельзя.

Второй же вариант предполагает, что меняются первоначальные качества пищевого товара. Но при определенных обстоятельствах он пригоден к использованию. Например, вино может перейти в уксус, шоколадные конфеты побелеть и т. д.

Зачем вести учет

Ответов на этот вопрос может быть много. Например, чтобы не нарушать законодательство. В общем случае при выявлении фактов продажи «просрочки» нарушителя оштрафуют. Если же последствия подобных действий будут серьезными (отравления, смерть пострадавших), руководство магазина, иных ответственных лиц могут и лишить свободы на несколько лет.

Нельзя забывать и о том, что покупатели уже не просто берут с полки любую стоящую на ней банку или упаковку. Практически все обращают внимание на наличие просроченных товарных позиций. И количество жалоб в Роспотребнадзор именно по этому поводу в последние годы исчисляется десятками тысяч. А это — очередная и внеочередная инспекция бизнеса и значительные штрафы.

Как организовать складское хозяйство и автоматизировать процессы

Оборудование для магазина: продажи и учет

• Что такое прайсчекер и для чего он нужен
• ОФД: как оформить, настроить и подключить кассу
• Оборудование и программное обеспечение для магазина самообслуживания
• Облачная онлайн-касса: что это такое, как она работает и как ее подключить
• Терминал для оплаты банковскими картами: виды, принцип работы, как установить, настроить и работать с ним
• Всё про онлайн-кассы: что это, для чего нужно, какие бывают, их характеристики, виды и функции
• Как подключить эквайринг к 1С: настройка и подключение эквайрингового терминала, как правильно провести операции по оплате

Автоматизация склада: выбор программ и оборудования

• Программа для ведения складского учета товаров: обзор популярных платформ для учета склада и торговли
• Складской учет в Excel: приход, расход и остаток товаров на складе - примеры, таблицы
• Мой склад: как правильно работать с программой
• Подбор и отгрузка товара со склада
• Топология склада - что это такое простыми словами, программа разработки

Готовые решения для всех направлений

Склады

Ускорьте работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.

Узнать больше

Магазины

Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.

Узнать больше

Маркировка

Обязательная маркировка товаров - это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя

Узнать больше

Онлайн-торговля

Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.

Узнать больше

Учреждения

Повысьте точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.

Узнать больше

Производство

Повысьте эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.

Узнать больше

RFID

Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.

Узнать больше

ЕГАИС

Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.

Узнать больше

Стать партнером

Получение статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов.

Узнать больше

Сертификация для партнеров

Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..

Узнать больше

Задачи.Решения

Узнать больше

Инвентаризация

Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.

Узнать больше

Продукт для решений

Узнать больше

уровни лицензий продукта для решений

Узнать больше

Показать все решения по автоматизации

Кому необходима проверка срока годности товаров

В первую очередь это относится к предприятиям розничной торговли продуктами питания. Здесь на полках представлен ассортимент, реализовать который нужно в течение даже не дней, а часов. Это относится, например, к молочной продукции, сметане, сыркам, кремовым изделиям и т. д.

Но есть еще целый ряд сфер деятельности, в которых возможно появление «просрочки». Это:

• Строительные магазины. Краски, лаки, сухие и готовые штукатурные смеси необходимо использовать в течение определенного времени. Потом они теряют свои потребительские свойства.
• Аптеки. Лекарства с истекшим сроком годности могут навредить тому, кто их принимает.
• Парфюмерные, косметические магазины. Даже духи через определенное время утрачивают аромат, могут стать причиной аллергии. Это же относится к теням, помадам, иным косметическим средствам.
• Автомагазины. Даже машинное масло, воск для полировки, герметики с течением времени становятся непригодными к использованию.

В любой из перечисленных торговых точек появление (наличие) просрочки на прилавках или витринах недопустимо. Если какой-либо продукт не успели продать в установленное время, его необходимо изъять из реализации.

Причины появления просроченной продукции

Среди основных причин можно выделить следующие:

• Продавцы не проверяют сроки годности перед выставлением товарных позиций на витрины. Свежие поступают в продажу, а полученные от поставщика ранее, задерживаются в подсобных помещениях или на складах.
• Руководство магазина не учитывает спрос на те или иные товары, в том числе сезонный. Как вариант, продукции заказывают больше из-за того, что поставщик пообещал хорошую скидку.
• Никто вообще не желает устанавливать наличие «просрочки». Персонал не располагает необходимыми данными. 

Способы контроля сроков годности

Чтобы продавать только свежую продукцию, не допускать наличия просроченной, можно использовать один из предложенных далее способов.

Ручной способ

В большинстве случаев этот вариант предполагает наличие специальных журналов. Ответственные сотрудники заполняют их по мере надобности. Есть пищевая продукция, подлежащая изъятию из продажи? Сведения о партии, дате ее поступления вносят в документ.

Ручной учет приемлем в магазине с небольшим ассортиментом и высокой оборачиваемостью. Продукция не задерживается на прилавках. Ее раскупают задолго до наступления крайней даты реализации. Либо, как вариант, в отношении продаваемых товаров вообще нет никаких ограничений в данном вопросе. Это относится к мебели, предметам интерьера, обуви и т. д.

Контроль при помощи журнала сроков годности продуктов имеет определенные преимущества, например, не требуется дополнительное оборудование или подключение к интернету. Но есть и существенные минусы:

• Повышается вероятность ошибок со стороны персонала.
• Учетных документов в одной компании может быть несколько. И установить точно, сколько было просроченной продукции, зачастую невозможно.

Табличный редактор Excel

Здесь уже можно говорить о некоторой автоматизации. Есть возможность не просто сохранять сведения по дням, но и получать некоторую аналитику по месяцам, кварталам, годам.

К преимуществам учета в Excel-таблице можно отнести наглядность информации, возможность без проблем переносить данные на другие носители, отправлять заинтересованным пользователям. Но у такого способа контроля условий и сроков реализации есть определенные недостатки:

• Сведения в таблицы вносятся вручную, и требуется достаточная доля внимательности, чтобы не допустить ошибок.
• Цифры легко потерять, если не создавать резервные копии, например, при выходе из строя жесткого диска.
• Необходимо постоянно контролировать правильность формул. Иначе ценность полученной итоговой информации будет невелика.

Самый большой минус использования таблиц в том, что данные из них сложно выгрузить в товароучетную систему. Не будет и интеграции с ККТ.

Автоматизированный учет при помощи специального софта

Минимизировать объемы ручного труда можно, если пользоваться специальными программами, например, Магазин 15 от компании Клеверенс. В данном случае можно не опасаться ошибок или намеренного подлога со стороны персонала. Все бизнес-процессы будут под контролем ответственных лиц, в том числе в онлайн-формате. Например, в компании «ДагДанон» благодаря использованию программного обеспечения от Клеверенс и терминалов сбора данных удалось перейти на работу без просроченной продукции. Опыт внедрения описан здесь.

К преимуществам использования ПО можно отнести следующие моменты:

• Сотрудники магазина заранее получают уведомление о том, нужно проверить сроки годности продуктов по определенным позициям.
• Можно формировать план закупок с учетом аналитических программных данных.
• Есть возможность приобрести ПО с многопользовательским доступом, чтобы работать с информацией могли сразу несколько сотрудников.

Программы в большинстве случаев распространяются на платной основе. Но расходы на покупку или оплату ежемесячного (квартального или годового) тарифа существенно меньше, чем штрафы за продажу просрочки. Это легко рассчитать при помощи обычного калькулятора.

Дополнением ко всем перечисленным способам ведения учетных операций может стать запретительная касса. Пока магазины и торговые сети подключаются к сервису на добровольной основе.

Запретительную кассу пока можно использовать в отношении товаров, данные о которых значатся в системе «Честный знак». Суть метода достаточно проста. Кассир сканирует штрих код Data matrix. Сразу формируется запрос в ГИС «Честный Знак». Если система зафиксирует истечение периода реализации, покупатель просто не сможет ее приобрести. Программа не позволит добавить ее в чек.

Как вести продажи

Магазины, аптеки, иные торговые точки для работы могут выбрать одну из следующих стратегий:

• без возможных дат списания;
• с введением складской маркировки;
• по методу FIFO;
• по варианту FEFO;
• по методу LIFO.

Каждый из перечисленных вариантов имеет и преимущества, и недостатки, которые нужно обязательно учитывать при выборе.

Продажи без учета сроков годности

Этот способ оправдан, если товары можно хранить и продавать практически бесконечно. Либо продавец уверен, что продукция не задержится на витрине, ее разберут практически мгновенно.

К плюсам варианта можно отнести отсутствие любых затрат на ведение учетных операций, закупку какого-либо дополнительного оборудования. Отсутствует дополнительная нагрузка на персонал. Но при этом не стоит исключать вероятность того, что на складах или в магазинах все же окажутся просроченные товарные позиции. Их придется просто списывать на убытки. Если же такую продукцию, пусть и случайно, кто-либо купит, не избежать жалоб в Роспотребнадзор.

Продажи по складской маркировке

Этот вариант — аналог ручного учета с использованием журналов и таблиц. Каждую упаковку (коробку, ящик) на складе необходимо оснастить карточкой с обозначением срока годности. Кладовщик обязан обращать внимание на эти данные при отгрузке продукции.

Метод FIFO

Этот способ можно расшифровать так: «Первый пришел (поступил) — первый ушел (выбыл)». При отгрузке сначала выбирают товары, доставленные на склад раньше остальных.

Вариант хорош при соблюдении сразу нескольких условий:

1. На складе реализована система адресного хранения.
2. Торговля оптовая. Продукция поступает и выбывает партиями с одинаковыми сроками годности.

В то же время нельзя забывать о дополнительной нагрузке на персонал. Да и адресное хранение организовать не всегда возможно, например, если в ассортименте значатся сотни и тысячи товарных позиций.

Метод FEFO

Этот вариант считается оптимальным на данный момент времени. Кладовщик отдает на продажу единицы товара с минимальным остаточным сроком годности. Чтобы минимизировать объемы ручного труда, необходимо заранее настроить товароучетную систему и следить за актуальностью внесенных сведений.

К плюсам варианта можно отнести тот момент, что на витринах практически гарантировано не будет просроченной продукции. Относительный минус — значительные затраты организационного характера, чтобы наладить должным образом работу склада.

Методу LIFO

Эта методика считается устаревшей. Она предполагает, что кладовщик не учитывает возможное появление просрочки, а берет то, что ближе на полках или к двери склада.

В бухучете метод LIFO уже не используется. В практической деятельности задействовать его можно, если продукция не испортится, не потеряет своей значимости, ценности даже за несколько лет хранения.

Как автоматически определять срок годности продуктов

Если выбор сделан в пользу программного обеспечения, необходимо действовать в соответствии со следующим алгоритмом:

1. Выбор товароучетной системы, например, Магазин-15 и подходящего тарифа с учетом приведенных описаний.
2. Регистрация личного кабинета.
3. Загрузка данных любым удобным способом. Их можно перенести даже из 1С.
4. Выбор групп товаров, в отношении которых необходимо учитывать сроки годности. Система позволяет вводить дополнительные категории, например, по поставщикам, датам завоза на склад и т. д.
5. Сопоставление информации в товаросопроводительной документации (в накладных, сертификатах) и непосредственно на упаковках. Здесь не должно быть разногласий.

Далее остается работать в наиболее удобном формате. Программа будет анализировать имеющиеся данные и подсказывать, какие товарные позиции необходимо реализовать в первую очередь. Также функционал ПО позволяет контролировать и иную информацию, например, по средней сумме чека и т. д.

Штрафы за несоблюдение правил учета просрочки

Ответ на вопрос, как проверить и узнать срок годности товара, интересует многих покупателей.И торговым предприятиям не стоит рассчитывать на то, что в условиях объявленного моратория Роспотребнадзор вообще не проводит проверки магазинов и складов. Если будут поступать жалобы от покупателей, на них обязательно обратят внимание. И тогда не избежать штрафов на основании ст. 14.4 КоАП РФ.

Если после употребления «просрочки» скончается хотя бы один человек, нарушителя привлекут уже к уголовной ответственности.

Подведем итоги

Контроль условий и сроков годности в процессе транспортировки и хранения товаров — это обязательный этап в работе торговых предприятий (оптовых и розничных), аптек и многих иных предприятий. Просроченная продукция ни при каких обстоятельствах не должна попадать на прилавки. В противном случае продавца оштрафуют на основании ст. 14.4 КоАП РФ.

Вопрос-ответ

Как современные технологии, такие как RFID и QR-коды, могут помочь в автоматизации проверки периода реализации?

Все просто. С их помощью на предмет (продукцию) можно нанести любую необходимую информацию, например, о сроках годности. А далее остается считывать ее при помощи ТСД или сканера для проверки данных.

Как часто следует проводить проверки сроков годности продуктов на складе и в магазинах?

В идеальном варианте эти сведения всегда находятся под контролем. Кладовщик проверяет их при выдаче продукции со склада, продавцы — при размещении на стеллажах и витринах.

Как использование программного обеспечения может улучшить процессы учета товаров в розничной торговле?

Специальные программы — это возможность сократить объемы ручного труда и избежать ошибок со стороны персонала. Это особенно актуально при наличии интеграции с ГИС «Честный Знак».