Сквозной учёт: 3 выгоды от внедрения на предприятии

• Проблемы учета материальных ценностей в бизнесе
• Барьеры и слабые места в существующих системах учета
• Инструменты автоматизации и мобильного учета
• Выгоды от внедрения сквозного учета

Проблемы учета материальных ценностей в бизнесе

Типичные ошибки на складе и их последствия

Ошибка учета на складе редко ограничивается только бухгалтерскими пересчетами. Это вопрос процессов и итоговой прибыли. Чаще всего встречаются следующие проблемы: пересортица, двойной учет, несвоевременная инвентаризация, неверная адресация, а также «потерянные» товары, которые физически находятся на складе, но формально числятся иным образом. То есть система их «не видит».

Простой пример: заказчик ждет партию оборудования, которая уже прибыла, но была размещена на другом складе или под неправильным кодом. Как итог — простой производства и потеря доверия со стороны клиента. А теперь представим, сколько таких ситуаций могут происходить ежемесячно.

Среди критичных последствий:

• Простои — производство или монтаж не может начаться без необходимых материалов
• Повторные закупки — то, что уже есть на складе, заказывается снова, увеличивая расходы
• Издержки на логистику — из-за неверных адресов доставки или дополнительного перемещения между складами
• Ошибки в отчетности — искажённая информация в бухгалтерских документах

Почему завышенные расходы — это не всегда кражи

На первый взгляд «нестыковка» в отчетности кажется результатом недобросовестности персонала. Однако в реальности куда чаще речь идёт о несистемности в учете. Например, отсутствие четкой регистрации перемещения оборудования или несовпадение кодов товаров между отделами. Такой «белый шум» в данных — это и есть скрытые убытки бизнеса.

Вот несколько примеров, когда расходы растут, но не по вине краж:

• Рабочие получили инструмент, но не провели его через учетную систему
• На складе фиксируется два одинаковых изделия под разными артикулами
• Был списан комплект материалов, но в реальности выдан только один его элемент

Главное — не приравнивать любую ошибку к хищению, иначе теряется шанс наладить управление процессами. Автоматизация и интеграция логистических и бухгалтерских систем помогают заметить такие отклонения и реагировать на них без обвинений и догадок.

Значение системного подхода к учёту

Точечный контроль даёт временный эффект. Нужно идти дальше — к сквозному контролю. Речь идет о построении учета, который сопровождает ценности на каждом этапе: от поступления, хранения, обработки, до выдачи и списания. Такой подход исключает слепые зоны.

Системный учет позволяет:

Причем такая система должна быть не только комплексной, но и регулярно актулизируемой, чтобы данные оставались живыми. Здесь на помощь приходят цифровые инструменты, датчики, RFID-метки, мобильные терминалы — решение есть под задачи любых масштабов.

Формальные и неформальные точки контроля

Опора только на формальные этапы учётного контроля — приемка и отгрузка — уже недостаточна. Да, на этих точках проще всего разметить сканеры, акты и чек-листы. Но кражи, ошибки и потери происходят гораздо раньше или позже этих моментов.

Формальные точки:

• Поступление на склад
• Инвентаризация
• Списание / отгрузка

Неформальные точки:

• Временное хранение внутри объекта
• Промежуточная передача между отделами без акта
• Выдача частичной комплектации, на которую подписались как за целую

Особенно важно учитывать: если нет фиксации этапов внутри предприятия, любая ошибка становится необнаружимой. Именно поэтому одним из ключевых элементов становится внедрение сквозного учёта — от программы до стандартов поведения персонала.

Барьеры и слабые места в существующих системах учета

Ограниченность учёта только по входу и выходу

На многих предприятиях, особенно в розничной торговле и логистике, учет ограничивается лишь двумя контрольными точками — поступлением товара и его отгрузкой или продажей. Между этими моментами может происходить масса событий: повреждение, перемещение, порча, кража, возврат. Но если в системе эти действия не отражаются, итоговый отчет не имеет ничего общего с реальным состоянием дел.

Так, в супермаркете товар попадает на склад, затем частично на полки, но его остатки, перемещения между секциями, и списания в связи с просрочкой — нигде не фиксируются. В результате компания не знает, где и сколько у нее товара, а цифры в системах могут отличаться от фактической картины на десятки процентов.

По сути, возникает ситуация, когда бизнес работает на «догадках» — сколько осталось товара и когда его нужно заказывать. Это приводит к избыточным закупкам, замораживанию средств на складах и потере скорости реакции на реальные потребности.

Проблемы при размещении и внутреннем перемещении товаров

Даже если товары учтены на входе, проблемы начинаются сразу после их размещения. На практике: наклейка с кодом отвалилась, стеллаж подписан некорректно, секторы перепутаны — результат: по системе товар есть, а на деле его не найдешь. Или наоборот — находится, но числится как утерянный.

На складе это влечет за собой множественные последствия — от сбоев в сборке и комплектации до вынужденных закупок замен. Порой целые производственные линии простаивают из-за «виртуального» недостача. Это особенно критично в сфере, где точность и скорость критичны: в логистике, строительстве, производстве.

Та же ситуация касается любых расходных материалов и оборудования, которые перемещаются между объектами. Если не фиксировать руками каждую выдачу и возврат — всё уходит в хаос.

Невовлечённость сотрудников в прозрачную отчетность

Часто учёт ведётся не теми, кто физически работает с материалами и товарами, а специально выделенными отделами. В теории — всё верно, в реальности — начинаются сбои. Данные вносятся с опозданием, ошибки не замечаются, а сами исполнители не чувствуют ответственности за точность информации.

Сотрудники могут переместить товар, поменять его местоположение, использовать конкретный инструмент — и не зафиксировать это, считая, что отчётность «не их задача». Более того, им не предоставлено удобных средств учёта — будь то мобильные приложения, сканеры или простые шаблоны.

• Учет отражает не реальную картину, а ситуацию с задержкой.
• Ошибки сложно отследить и исправить.
• Реальные исполнители не вовлечены в отчётность.
• Возможны дополнительные ошибки при передаче информации.

Этот разрыв между действиями и отчетами делает управление наглядно-символическим — где-то на предприятии есть активы, но кто, когда и зачем с ними работал — неизвестно.

Последствия информационных разрывов и неточностей

Когда в учете много серых зон и неавтоматизированных процессов, неизбежно возникают проблемы более высокого масштаба. Перерасход бюджета, пересортица, простои, отказ от автоматизации — это лишь часть последствий. Невозможно точно планировать закупки, реагировать на изменения спроса, управлять логистикой между объектами.

Даже раз в месяц полученный отчет по факту становится «прошлым». Он не отражает того, что происходит сейчас. А без достоверных данных невозможно внедрять системы анализа, автоматизации снабжения или оптимизации складов.

В итоге, даже при наличии современной ERP-системы теряется её смысл — ключевые данные недостоверны, а управленческие решения принимаются на основе неполной или искаженной информации.

Инструменты автоматизации и мобильного учета

Цифровизация бизнес-процессов как основа прозрачности

Автоматизация логистики и управления имуществом — это не просто модный тренд, а главный инструмент для достижения прозрачности процессов. В теории всё решает цифровизация: данные в автоматическом режиме поступают в систему, обрабатываются и становятся доступными в нужный момент. Но на практике этого недостаточно. Чтобы внедрение дало эффект, необходимо полноценно оцифровать каждый шаг бизнес-процесса — от приёмки до отгрузки.

Если частично остаются бумажные или устные формы учета, возникает разрыв. Он ведёт к ошибкам — от утери оборудования до путаницы в остатках. Ручной учет, каким бы он ни был, всегда менее точен и медленнее электронной системы. Цифровое управление даёт реальные преимущества только тогда, когда фиксируются абсолютно все действия.

Роль мобильных рабочих мест и оборудования

Второй важный элемент инфраструктуры — мобильные рабочие места. В условиях, когда имущество учитывается и перемещается не в офисах, а на складах, стройплощадках, в кузовах автомобилей или в портах, работникам необходимо иметь возможность проводить операции в полевых условиях.

Сегодня мобильное рабочее место — это компактное устройство на операционной системе, оснащённое специализированным программным обеспечением и средствами для сканирования. Это может быть промышленный смартфон с защитой от пыли и влаги, либо ТСД (терминал сбора данных), подключённый к корпоративной сети. С его помощью можно за секунды отсканировать груз, подтвердить движение, внести фотофиксацию и даже получить инструкции по дальнейшим действиям.

Рассмотрим пример. При комплектовании груза на удаленный объект важно проконтролировать состав при каждом этапе: на складе, при погрузке, при смене транспорта. Если сотрудники ведут учёт вручную, любая ошибка может привести к сбою. А мобильное рабочее место позволяет выявить расхождения прямо на месте и снизить такие риски до минимума.

Различие между штрихкодами и RFID-метками

Учет с помощью маркировки — основа любого автоматизированного процесса. На сегодняшний день в промышленной и складской практике применяют два типа идентификаторов: штрихкоды и RFID-метки.

Итог прост: если речь идёт о массовом недорогом товаре, достаточно штрихкодов. Но для контроля за оборудованием, техникой, средствами измерения и другими активами, ценно использование RFID. Это особенно актуально в тех отраслях, где критична точность учёта, например, в энергетике или строительстве.

Создание сетевой инфраструктуры для стабильной связи

Автоматизация не работает без связи. Сколько бы мы ни инвестировали в оборудование, без доступа сотрудников к внутренним сервисам компании оно теряет смысл или превращается в «отключённые острова» технологии.

Полноценное мобильное рабочее место — это не только устройство, но и надёжная сетевая инфраструктура. На практике это означает устойчивый Wi-Fi в складах и терминалах, мобильную сеть на удалённых строительных площадках, защищённые каналы связи, чтобы данные оперативно попадали в корпоративную систему. Без этой подсистемы невозможно ни вести учёт, ни принимать управленческие решения.

Поэтому, проектируя автоматизацию, нужно параллельно закладывать архитектуру связи — от выборов каналов и оборудования до обеспечения резервирования на случай сбоя. Только так цифровизация будет работать как система, а не как набор разрозненных решений.

Выгоды от внедрения сквозного учета

Прозрачность местоположения и движения ценностей

Сквозной учёт позволяет точно знать, где находятся материальные ценности: от деталей на производстве до готовой продукции на складе или в пути. Всё передвижение отслеживается в единой системе — от поставщика до конечного клиента.

Результат — существенное снижение операционных потерь. При четком понимании, у кого и где конкретные ресурсы, исчезает необходимость в "буферных" запасах и избыточном оборудовании. А значит, меньше расходов и выше оборотность.

На практике прозрачность уменьшает число инцидентов с порчей, кражами, пересортом и утерей. Особенно это критично для компаний с разветвлённой логистикой или распределёнными складами.

Текущая картина запасов и автоматическая инвентаризация

С традиционными методами учёта компании сталкиваются с постоянной борьбой за актуальность складских данных. Сквозной учёт решает это системно. Состояние запасов обновляется в режиме реального времени, а информация о поступлении, перемещении и списании доступна в одном интерфейсе.

Фактически это постоянная инвентаризация — без остановок, без ручных сверок, без «слепых зон». Риски дефицита и избыточности снижаются, улучшается точность прогнозов и закупок.

Вот простой пример:

Повышение управляемости и эффективности

Благодаря сквозному учёту руководство получает объективную картину происходящего — как в логистике и снабжении, так и в производстве и дистрибуции. Данные поступают не постфактум, а в моменте.

Это открывает возможности для гибкого реагирования. Например, можно приостановить заказы, если на складе образуется профицит, или отправить дополнительную поставку туда, где спрос превысил ожидания. Управление становится не реактивным, а проактивным.

Опыт показывает, что внедрение сквозного учёта сокращает число внеплановых простоев, повышает точность исполнения заказов и снижает нагрузку на сотрудников.

Статистика и возможности для стратегического планирования

Одним из ключевых активов сквозного учёта становятся данные. Система фиксирует каждый шаг: когда товар поступил, как долго пролежал на складе, сколько раз перемещался и с какой скоростью реализовался.

На базе этой аналитики можно строить точные прогнозы продаж, оптимизировать товарные запасы, выявлять «узкие места» и обоснованно модернизировать процессы.

Например, статистика может показать, что определённая группа товаров постоянно залеживается в одном регионе — это повод пересмотреть дистрибуцию. А если какая-то категория стабильно оборачивается за 3–4 дня, стоит активнее планировать закупки в этот сегмент.

Вот какие виды аналитики особенно важны:

• Оборачиваемость по категориям продуктов
• Сезонные колебания и пиковые периоды
• Точность прогноза спроса
• Коэффициент возвратов и замены

Долгосрочная стратегическая устойчивость напрямую зависит от точности данных — и здесь сквозной учёт даёт бизнесу серьёзное преимущество.

Вопросы и ответы