Учет инструментов и оборудования: как оптимизировать процесс
В любой компании, где используется большое количество технических средств и оснастки, грамотный учет этих ресурсов играет ключевую роль. Программы для онлайн-контроля за перемещением рабочей техники позволяют точно фиксировать данные о состоянии, местоположении и использовании каждой единицы техсредства, что значительно повышает эффективность работы, минимизирует затраты и снижает риск потерь. И если ранее для управления активами предприниматели использовали программный продукт от компании Hilti (Хилти), то после ухода зарубежного разработчика с российского рынка в 2022 году, ему на смену пришли отечественные аналоги, которые также обеспечивают надежный контроль и автоматизацию учетного процесса. В этой статье мы рассмотрим важность учета оборудования, выявим проблемы традиционных подходов и расскажем, как современные решения помогают улучшить координацию ресурсов.
Почему важно контролировать активы
Правильный контроль за техническим оснащением на рабочем месте – это основа эффективного управления техсредствами в любой организации. Будь то строительная компания, завод или производственное предприятие, от точности учетных операций зависит как качество выполнения работ, так и финансовые показатели бизнеса.
Четкий учет позволяет контролировать использование инвентаря и аппаратуры, их состояние и срок службы. Это помогает избежать ситуаций, когда рабочие простаивают из-за отсутствия необходимого технического средства или когда оно теряется на производстве. Более того, оптимизированные учетные процессы способствуют рациональному распределению ресурсов, что, в свою очередь, позволяет экономить время и деньги.
Основные проблемы отслеживания без цифровых решений
Несмотря на очевидные выгоды, многие компании до сих пор используют устаревшие методы учета инструментов и оборудования — на бумажных носителях или в простых электронных таблицах. Такой подход не обеспечивает должного управления за перемещением и условиями эксплуатации техники из-за недостатка актуальных данных, что приводит к различным проблемам в процессе работы.
Человеческий фактор и ошибки
Когда контроль за техсредствами осуществляется вручную, сотрудник может допустить ошибочное действие. Он может забыть зафиксировать возврат инвентаря на склад, не сообщить о его повреждениях или неправильно указать данные о перемещении аппарата. Эти недочеты часто приводят к тому, что необходимое оборудование отсутствует в нужный момент, либо используется неисправным. Кроме того, такие ошибки затрудняют инвентаризацию и увеличивают время на поиск инструментов, что снижает общую эффективность работы.
Все работники несут ответственность за используемый инвентарь. Юридически это организуется через договоры и внутренние инструкции, регулирующие использование имущества. Технически подотчетность организуется через журналы регистрации или специализированные программы, где фиксируются данные об использовании, состоянии и передаче инструментария. Контроль может включать использование меток, QR-кодов или других средств для отслеживания местоположения и состояния техники. В бухгалтерии ответственность отражается в инвентаризационных ведомостях, где оборудование учитывается как актив компании. Регулярно проводится сверка фактического наличия с бухгалтерскими данными. В случае утери или порчи техсредств составляется акт, на основании которого могут быть взысканы средства с работника.
Повреждения инвентаря
Еще одна проблема традиционного учета – это отсутствие информации о состоянии технического средства. Если оно повредилось, но это не было зафиксировано, его могут снова отправить в работу. В результате поломка может усугубиться, что приведет к дорогостоящему ремонту или даже к полной замене техсредства. Без четкой системы контроля и указания достоверных данных невозможно отслеживать, когда и кем был использован прибор, что затрудняет своевременное выявление и устранение неполадок.
Трудности с поддержанием актуальной информации
При ручном ведении учетных операций актуальность сведений является одной из ключевых проблем. Данные могут не обновляться вовремя, что влечет за собой ошибки в инвентаризации и потере оборудования. В крупных организациях с большим количеством сотрудников бывает сложно контролировать перемещение инструментов, особенно если это происходит на нескольких площадках одновременно.
Готовые решения для всех направлений
Ускорьте работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.
Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.
Обязательная маркировка товаров - это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя
Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.
Повысьте точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.
Повысьте эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.
Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.
Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.
Получение статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов.
Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..
Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.
Современные решения для учета
Чтобы не сталкиваться с проблемами, описанными выше, все больше организаций переходят на цифровые платформы и автоматизированные учетные системы. Они дают возможность эффективно контролировать использование технических средств, отслеживать их состояние и местоположение в режиме реального времени. Компания Клеверенс предлагает решения для автоматизации учета, инвентаризации и управления ресурсами, аналогичные продуктам Hilti.
Такие цифровые платформы незаменимы в работе:
-
Кладовщика – выдает технические средства и знает, какое из них у кого находится, получает сведения о работоспособности оборудования.
-
Работника – принимает, пользуется и возвращает техсредство.
-
Руководителя – отслеживает состояние парка инструментов, получает отчетность об их местонахождении.
-
Снабженца – принимает решение о необходимости покупки новой техники при получении информации о ее неисправности.
-
Бухгалтера – осуществляет цифровую инвентаризацию.
Так как учетная программа доступна к установке на телефон, то у пользователя появляется возможность фиксировать приемку технических средств на камеру и сохранять данные на устройстве. При необходимости он может обратиться к истории перемещений инвентаря, а также подключить систему уведомлений.
Преимущества использования
С помощью цифровых платформ осуществляется контроль за перемещением активов между работниками компании, и это позволяет наделить конкретные лица ответственностью за их эксплуатацию. Кроме того, отслеживание за уровнем износа приборов обеспечивает своевременное проведение сервисного обслуживания, что в значительной мере увеличивает эксплуатационный срок оборудования.
Автоматизация учетного процесса
Внедрение современных технологий и программного обеспечения от Клеверенс позволяет полностью автоматизировать отслеживание за состоянием и местонахождением спецоснастки и аппаратуры. Все данные вводятся в систему через мобильные устройства или специализированные терминалы, что исключает вероятность ошибок, связанных с ручным вводом. Поскольку каждый инструмент снабжается уникальной меткой (например, RFID или штрих-код), это упрощает его идентификацию и значительно ускоряет процессы учета. Программы для аналитики и отчетности помогают руководству принимать обоснованные решения на основе актуальных сведений.
Программные продукты от Клеверенс могут быть интегрированы с другими учетными системами, такими как 1С. Это позволяет объединить данные и улучшить управление активами. Ключевое преимущество автоматизации включает снижение трудозатрат за счет уменьшения количества рутинных задач, повышение точности инвентаризации, увеличение прозрачности сведений благодаря доступности актуальной информации для всех заинтересованных сторон и оптимизацию расходов, что помогает снизить затраты на обслуживание и приобретение новых приборов.
Отслеживание местоположения и состояния инструментов
С помощью технологий штрихкодирования и RFID можно в режиме реального времени отслеживать нахождение инвентаря и аппаратуры с помощью мобильных устройств. Это особенно важно для компаний, работающих на нескольких объектах одновременно, поскольку позволяет быстро находить нужные ресурсы, минимизируя время на их поиск и сокращая простои.
Упрощение инвентаризации и снижение риска потерь
Так как с помощью программного обеспечения пользователи могут иметь доступ ко всей информации о количестве, исправности и местоположении инструментов, то это позволяет им значительно ускорить проведение учетных и бухгалтерских операций. В результате компании могут не только оптимизировать свои ресурсы, но и улучшить общую производительность за счет более рационального использования технических средств.
Управление жизненным циклом оборудования
Этот аспект важен для поддержания работоспособности активов. Вот ключевые возможности этой функции:
-
Программа позволяет устанавливать напоминания о предстоящих сроках обслуживания, что помогает избежать пропуска важных мероприятий и поддерживать аппаратуру и инвентарь в рабочем состоянии.
-
Пользователи могут заранее планировать технические проверки и ремонт, благодаря чему можно оптимально распределять ресурсы и минимизировать влияние на производственный процесс.
-
С помощью ПО от Клеверенс можно вести историю всех проведенных ремонтных и сервисных операций, что позволяет анализировать и принимать обоснованные решения по дальнейшему использованию оснастки.
-
Программное обеспечение генерирует отчеты о состоянии активов, сроках обслуживания и затратах на ремонт, что помогает выявлять проблемы и оптимизировать бюджеты.
Эти функции дают возможность организациям снизить риск поломок, увеличить срок службы технических средств и улучшить общую эффективность работы.
Практические примеры применения автоматизированного учета специального инструмента и оборудования
На практике использование программных продуктов от Клеверенс позволяет существенно оптимизировать логистические и рабочие процессы. Например, строительные компании, использующие такие системы, значительно сокращают время на поиск нужных приборов и их перемещение между объектами. Это помогает избежать простоев и увеличивает общую производительность работы.
Оптимизация логистики и рабочего процесса
Внедрение автоматизированных учетных систем позволяет контролировать перемещение ресурсов между объектами, сокращая время на поиск необходимого специнструмента, прибора или приспособления. Работникам больше не требуется вручную искать оборудование или полагаться на устаревшие способы учета. Все данные о наличии, использовании и состоянии инструментария доступны в единой системе, что позволяет быстро принимать решения по перемещению и распределению ресурсов.
Кроме того, оптимизация логистики через цифровые решения помогает снизить транспортные затраты и упростить процесс планирования поставок. Когда все ресурсы под контролем, их применение становится более рациональным, а это означает меньшие издержки и более эффективное использование рабочего времени.
Подведем итоги
Правильный учет инструментов и оборудования — это не просто необходимость, а важный элемент эффективного управления ресурсами компании. Современные программные решения Клеверенс позволяют автоматизировать этот процесс, что значительно упрощает инвентаризацию, снижает риски потерь и увеличивает срок службы технических средств. Компании, использующие такие системы, получают возможность экономить время и ресурсы, улучшать контроль и безопасность, а также оптимизировать работу сотрудников.
Вопросы и ответы
Почему стоит переходить на цифровые учетные системы оборудования?
Такие решения минимизируют человеческий фактор, позволяют отслеживать состояние и местоположение техники в режиме реального времени и упрощают инвентаризацию.
Как автоматизация учета помогает снизить риск потерь?
Автоматизированные системы дают возможность пользователю отслеживать местоположение каждого инструмента и контролировать его использование, что снижает вероятность краж и поломки.
Как можно сократить время на инвентаризацию?
Лучшее решение – использовать цифровые учетные системы, которые позволяют быстро сканировать штрих-коды или RFID-метки. Это обеспечивает мгновенное обновление информации о наличии приборов и упрощает процесс проверки.
Количество показов: 734
