Облачная бухгалтерия: как вести бухучет с помощью облака, как работает облачный бухгалтерский учет

Работа коммерческого предприятия считается законной лишь при соблюдении законодательных нормативов ФНС. Соответственно, предприниматель обязан отчитываться в налоговую о своем доходе. Передача информации выполняется через предоставление фискального учета. Это позволяет рассчитывать точные суммы налогов, заработных плат, стоимость лицензий, а также сопровождать все расчетно-кассовые операции. И одно из лучших решений этого вопроса для компании — это облачная бухгалтерия.

Для каких задач подойдет

Технология помогает выполнять следующие операции:

• базовое ведение финансовой отчетности для последующей передачи информации в надзорные органы;
• сопровождение регистров;
• генерация расчетных ордеров;
• автоматическая передача фискальных данных в ФНС (с соблюдением сроком предоставления сведений согласно действующим законодательным требованиям);
• расчет размера заработной платы для сотрудников предприятия;
• проверка контрагентов (по коду налогоплательщика).

Для кого предназначена

Сервис облачной бухгалтерии — самый простой вариант решения вопроса сдачи отчетности в ФНС. Сейчас это можно делать в электронном виде, а программа позволяет автоматизировать процесс передачи фискальных данных на сервер налоговой. При этом каждый отчет заверяется с помощью электронной подписи, то есть наделяется юридической силой и приравнивается к бумажному документу. Но без необходимости проектировать архив вся информация сохраняется на удаленной рабочей станции. Доступ — через интернет-подключение с любого совместимого устройства, включая смартфоны.

Решение востребовано среди предпринимателей малого и среднего бизнеса, у которых нет возможности или необходимости нанимать штатного бухгалтера. Использование программы обойдется гораздо дешевле, при этом нивелируется риск нарушения требований налоговой.

Преимущества и недостатки

Сервисы для автоматизированного ведения учета имеют массу плюсов. Недостатки хоть и незначительны, но они также есть.

Преимущества

Ключевые плюсы облачной бухгалтерии:

1. Низкая стоимость. Штатный бухгалтер обходится предприятию минимум в 25 — 30 тысяч рублей ежемесячно. Абонентская плата за использование программы в облаке — в десятки раз дешевле.
2. Нет необходимости заниматься обслуживанием сервера, на котором работает программа. То есть можно отказаться также от системного администратора или минимизировать для него объем рабочих задач.
3. Синхронизация с онлайн-банкингом. Приложение будет контролировать все транзакции, формировать ордеры и, если необходимо, заверять их электронной подписью.
4. Облачный бухгалтерский учет автоматически подгружает все шаблоны и бланки актуальных версий для счетов, актов и т. д.
5. Работать с программой «в облаке» можно буквально из любой точки мира.
6. Все данные сохранены в профиле пользователя, надежно защищены, получить к ним неавторизованный доступ невозможно.
7. Работать можно даже с мобильного телефона. Естественно, речь о выполнении только базовых задач. Но для быстрого формирования ордера или расписки этого должно быть достаточно.
8. Можно распределить права доступа для сотрудников с помощью единого интерфейса. А иногда ещё и отправить рабочие задачи. Также все операции и действия фиксируются. Можно узнать, кто последний редактировал документ, на каком этапе «завис» ордер и так далее.

Недостатки

Из минусов стоит упомянуть:

• облачное ведение бухгалтерского учета полностью зависит от наличия хорошего интернета, соответственно, в офисе необходимо позаботиться о наличии резервного варианта подключения;
• периодически могут возникать проблемы и ошибки в работе удаленного сервера.

Плюсы интеграции

Непосредственно для предпринимателя имеются следующие плюсы:

• дистанционный контроль финансовой отчетности в любой точке мира;
• позволяют работать не только на ПК, но и через смартфоны;
• не нужно покупать специализированное оборудование и нанимать системного администратора для его установки, настройки, обслуживания;
• техподдержка всегда «на связи», неполадки устраняются максимально быстро;
• интеграция с действующими онлайн-решениями от ФНС.

Сложности облачного сервиса

Виртуальная бухгалтерия имеет несколько особенностей в работе. Основные сложности, которые могут возникать у клиента:

1. Работает только при наличии активного доступа в интернет. Но требования к скорости — минимальные. В большинстве случаев достаточно даже мобильного 3G-соединения, так как цифровые документы имеют небольшие размеры.
2. Не всегда есть возможность выгрузить данные для их последующего использования в автономном режиме. В дальнейшем проблему, вероятней всего, устранят, так как в будущем предусмотрена стандартизация фискальных отчетов (включая используемые протоколы).
3. Вся информация — защищена. У некоторых из сервисов даже предусмотрена программа финансовой компенсации, если произойдет утечка информации и предприятие понесет из-за этого убыток.
4. Онлайн-бухгалтерии в облаке работает корректно только в конкретных браузерах (указываются в технических требованиях). В большинстве случаев требуется Chrome, Firefox или Opera. Работоспособность в других программах не гарантируется.

Подробнее о возможностях

«Облако» — это удаленный сервер (или их группа), на котором размещается специализированное ПО. За его обслуживание отвечает технический отдел разработчика сервиса. Использование веб-приложения выполняется через платную ежемесячную подписку. Но пользователю предоставляется право выбрать, какой именно функционал для него является востребованным, от этого также зависит стоимость использования.

Веб-приложение в большинстве случаев используется модульное. То есть клиент может самостоятельно настроить интерфейс, добавить плагины формирования фискальных документов, ориентируясь на конкретные рабочие задачи предприятия.

Бухучет

Бухгалтерский учет в облаке позволяет фиксировать все финансовые операции, распределять по категориям (формирование счетов, касса, склад, расходы по сделкам с контрагентами, выплата заработной платы). Некоторые сервисы дают возможность также быстро импортировать информацию из имеющейся базы данных, создать шаблоны для автоматической генерации и подписания ордеров с помощью ключа ЭЦП.

Ведется обязательно с соблюдением всех действующих законодательных требований. То есть соблюдаются стандартизированные формы бланков. Документы заверяются подписью, что наделяет их юридической силой.

Система налогообложения

Ключевая возможность облачной бухгалтерии — это ведение ордеров независимо от выбранной формы уплаты налогов, подойдет и для ИП, и для ООО, и концернов, разделенных на несколько дочерних компаний.

Налоговый учет

Сервисы придерживаются календарных планов, установленных как самим предприятием (для внутреннего пользования), так и на законодательном уровне (сроки сдачи отчетности по кварталам). Поэтому пользователь будет уведомлен о необходимости подачи документов или же система выполнит все самостоятельно.

Отправка отчетности через интернет

Подавать отчеты в контролирующие органы можно как в бумажном, так и электронном виде. Бухгалтерия в облаке позволяет экспортировать отчетность в ФНС, РОССТАТ, государственные фонды. Это существенно экономит время уполномоченных сотрудников, а также полностью нивелирует нарушение сроков сдачи.

Начисление зарплаты

Специализированный модуль может автоматизировать расчет заработной платы для всех работников предприятия, а также задавать формулы, по которым происходит начисление. При этом учитывается и НДФЛ, отчисление в государственные фонды, выплата отпускных, декретных. Также предусмотрена возможность импорта распоряжений в онлайн-банкинг. То есть перевод заработной платы будет выполняться автономно.

Совместная работа с документами

Бухгалтерия в облаке позволяет не только совместно работать с файлами сотрудникам, но и распределять между ними права редактирования, формирования ордеров, отчетов. А доступ предоставляется через меню персональной авторизации.

Интеграция с финансово-кредитными организациями

Популярные сервисы интегрированы с интернет-банкингом крупнейших банков РФ. То есть предусмотрена регистрация транзакций, списание средств с расчетного счета.

Проверка контрагентов

Веб-приложения для ведения бухгалтерии имеют интеграцию через API с открытыми государственными реестрами. А это означает, что общая информация о контрагентах будет подгружена и предоставлена для изучения автоматически и бесплатно. Это упрощает проведение оценки коммерческих рисков при сотрудничестве с той или иной компанией.

Ведение нескольких организаций

Некоторые сервисы позволяют регистрировать и управлять раздельно сразу фискальными данными двух и более предприятий. Также предусмотрена возможность быстрого переключения между организациями.

Автоматизация работы

Облачные технологии в бухгалтерском учете нередко адаптированы для автоматического распознавания накладных, формирования ордеров для отправки, расписок, дополнительных распоряжений. То есть часть рутинных процессов выполняется самим веб-приложением.

Справка, консультации, обучение

Детализированные справочные модули предусмотрены во всех сервисах. Также за получением дополнительной информации можно обращаться в техподдержку. В тариф, как правило, все это включено, то есть оплачивать услугу отдельно не потребуется.

Гостевой режим

Для ознакомления многие из разработчиков предоставляют возможность пользоваться им бесплатно на протяжении 1 — 2 месяцев. Это позволяет оценить «облако» без каких-либо финансовых затрат и обязательств.

Лучшие облачные онлайн-бухгалтерии для учета и ведения бюджета компании: ТОП-8 сервисов

В РФ есть несколько крупных студий, занимающихся разработкой и интеграцией подобных программных решений. Крупнейшие среди них — 1С и Контур.

«Мое дело»

Оптимизирован под потребности ИП на упрощенной схеме налогообложения и ЕНВД. Есть разделение учета на складской, товарный, налоговый. Предусмотрена возможность аренды.

«Контур.Эльба»

Ориентирован для ИП и ООО. Есть бесплатный период на протяжении 30 дней с момента регистрации профиля. Ключевое преимущество сервиса — это наличие целого набора мобильных приложений, позволяющих выполнять базовые задачи, а также отслеживать процесс регистрации, формирования документов. На усмотрение пользователя доступно 4 тарифных плана, отличающиеся предоставленным набором функционала.

«Небо»

Сами разработчики утверждают, что решение адаптировано для представителей малого бизнеса. Доступен выбор форм налогообложения, но нет поддержки патентной и ЕНВД. Есть демо-период для бесплатного использования в 2 недели. Ключевое преимущество «Небо» — это интуитивно понятный интерфейс. Стоимость подписки зависит от формы предприятия (с сотрудниками или без).

Аутсорсинг «Кнопка»

Это не совсем облачный сервис. По сути — это дистанционный офис, в состав которого входят бухгалтер, юрист, а также коммерческий ассистент предприятия. Они занимаются всеми вопросами учета. Одно из преимуществ — наличие финансовой страховки от возможных ошибок (на 100 миллионов рублей). Но так как всю работу выполняют специалисты, то и стоимость, в сравнении с другими решениями, на порядок выше.

«Бухсофт»

Совместим со всеми формами компаний. А ещё это — одно из самых доступных решений. Позволяет также вести календарь предприятия, работать с онлайн-кассами, рассчитывать заработную плату. Предусмотрена и автоматическая отправка фискальных данных в контролирующие органы.

«1С Бухобслуживание.Онлайн»

Дистанционное ведение кадрового, налогового и бухгалтерского учета. Стоимость месячной подписки рассчитывается индивидуально исходя из количества обрабатываемых операций, численности сотрудников. Есть возможность быстрой регистрации ИП. А ещё сервис поможет рассчитать, какая из форм отчетности будет более выгодной для конкретной компании (по заданным критериями).

Бухгалтерия Scloud

Полноценный пакет 1С 8-й редакции, но в онлайн вариации. Замена штатного сервера. Также не требуется дополнительно приобретать лицензию, заниматься активацией оборудования. Ещё выпущено приложение для ПК с более модернизированной системой защищенного соединения с сервером, что нивелирует все риски перехвата трафика. Цена — фиксированная, для проверки работоспособности SCloud новым пользователям дается 14 дней. Нужно учесть, что интерфейс рассчитан на опытных специалистов, которые уже имеют опыт работы с платформой.

Бухгалтерия «Лайв!»

Является более продвинутой версией SCloud. Ключевые отличия:

• гибко настраиваемая ценовая политика;

• наличие отраслевых решений (программа-облако для бюджетных учреждений, клиник, производственных концернов и так далее);

• простой механизм выгрузки данных для переноса на физический сервер;

• пользователю предоставляется пространство на удаленном диске (5 Гб по умолчанию) для хранения документов и личных файлов.

Больше ориентирован для представителей среднего бизнеса. Тестовый период использования — всего 7 дней.

Сравнение тарифов лучших облачных онлайн-сервисов бухгалтерии

Ориентируясь на предоставляемый функционал, можно вынести следующие заключения:

1. Мое дело. Одно из самых простых решений, поэтому подойдет большинству представителей малого бизнеса.
2. Контур.Эльба. Представляет больше всего возможностей для дистанционной работы. Функционал сравним с пакетами от 1С. Все формы налогообложения.
3. Небо. Оптимальный выбор для малого бизнеса, ИП без сотрудников. Не совместим с ЕНВД.
4. Аутсорсинг «Кнопка». Самый функциональный вариант, по сути — это наем удаленного бухгалтера.
5. Бухсофт — прост для изучения.
6. 1С Обслуживание онлайн. Вариант для налоговой, кадровой и бухгалтерской отчетности, можно добавить лишь одну компанию.
7. SCloud, только в рамках одного предприятия.
8. «Лайв!». Самый функциональный пакет. Неограниченное количество подразделений. Любая форма налогообложения. Есть синхронизация с физическим сервером 1С, можно использовать для резервного копирования.

Пакет	Стоимость
Мое дело	833 рублей
Контур. Эльба	От 1900 руб. за квартал
Небо	От 6800 руб. в год
Аутсорсинг «Кнопка»	От 7000 руб. в месяц
Бухсофт	От 1838 руб. в год
1С. Обслуживание онлайн	От 800 руб. в месяц
1С. SCloud	700 руб. в месяц
1С. «Лайв!»	От 1250 руб. в месяц

Итак, в статье мы рассмотрели, что такое облачная бухгалтерия, как работает это ПО для учета онлайн. Технология значительно упрощает взаимодействие с документами, позволяет оптимизировать штат сотрудников. Но главный плюс таких сервисов — это полное исключение ошибок при работе с фискальной базой. Если же этот вариант ведения по каким-то причинам не подходит предпринимателю, то он может воспользоваться готовыми решениями по мобильной автоматизации от «Клеверенс».

Количество показов: 4573