Фискальный накопитель: что это такое и для чего он нужен — функции ФН для кассового аппарата

Не секрет, что государство накладывает определенные ограничения на предпринимателей и их деятельность. В 2017 году вступили в силу изменения в действующее законодательство, которые обязали владельцев бизнеса использовать онлайн-кассы. Применять аппаратуру старого образца стало нельзя. Новая техника в обязательном порядке комплектуется одним элементом, назначение и устройство которого знакомо не всем. Эта статья посвящена раскрытию понятия фискального накопителя (ФН): что это такое, для чего нужен в онлайн-кассе, какие функции выполняет, также предоставим его фото.

Определение и назначение

Описанный в этом материале прибор представляет собой небольшой чип. Иными словами, это память устройства, на котором работают кассиры. На него записывается информация о каждой проведенной транзакции. Эти сведения отправляются оператору (ОФД). Это лицо, выступающее посредником между кассовым аппаратом, то есть самим предпринимателем, и Федеральной налоговой службой.

Применение

Как было сказано ранее, цель использования микросхемы — шифрование и хранение данных о совершаемых магазином или другой организацией финансовых операциях. Обычно это реализации товаров.

В отличие от старых контрольно-кассовых машин, фискальный накопитель для ККТ значительно упрощает жизнь как предпринимателям, так и проверяющим органам. Дело в том, что информация на оборудовании прошлых поколений фиксировалась на специальной ленте. После нее необходимо было вынимать и отвозить в отделение ФНС для проведения проверки. Современные же ФН осуществляют отправку в автоматическом режиме, что избавляет руководителей от необходимости тратить время. При этом человеческий фактор во взаимодействиях существенно снижается.

Главная функция таких законодательных инициатив — это обеспечение контроля экономической деятельности предприятия. Сотрудники Федеральной налоговой службы могут получать точную информацию о финансовых операциях и сумме налоговых отчислений, которые должны идти с них.

Особенности фискального накопителя в онлайн-кассе: зачем нужен и как работает

Описанный в статье картридж — это техника, у которой есть определенный набор характеристик. Прежде всего, это заявленный производителем срок службы. Период является максимальным, однако на практике это не всегда соответствует действительности. Для лучшего понимания приведем пример. Руководство закупает аппараты и чипы к ним с продолжительностью действия в 36 месяцев. Но у компании большие обороты продукции, и память закончилась быстрее, чем ожидалось. В этом случае замену необходимо произвести намного раньше. Подробности стоит уточнять у изготовителя ФН. Эту особенность нужно учитывать при планировании расходов на техническое оснащение компании.

Помнить надо и о том, что Федеральная налоговая служба не только предписывает заводить кассовые накопители, но также регламентирует их реестр и формат. Их существует всего два: 1.05 и 1.1. Единые правила помогают привести чеки к общему стандарту.

Разновидности устройств

На сегодняшний день выбор невелик. Есть 2 типа чипов. Отличаются между собой они только одним показателем — сроком службы. Первый вариант — 15 месяцев, второй — 36. Выбор зависит от характеристик бизнеса.

Малый объем допустим в определенных случаях. К ним относятся:

• ведение сезонного бизнеса;
• продажа товаров, которые облагаются акцизами (алкоголь, сигареты и так далее);
• работа по Общей системе налогообложения;
• осуществление коммерческой деятельности в труднодоступных местах.

Последний пункт обусловлен тем, что для функционирования кассового аппарата требуется связь, которой может не быть в отдаленных регионах.

Приобрести электронный накопитель фискальных данных со сроком службы в 36 месяцев придется таким категориям бизнеса:

• оказывающим населению услуги;
• находящимся в «нестандартных» условиях по налогам: УСН, ПСН или ЕСХН.

Для наглядности снова приведем пример. Представим, что у нас есть кофейня. При выборе ФН, прежде всего, надо учитывать, по какой именно схеме владелец платит отчисления государству. Поскольку наше предприятие взаимодействует с физическими лицами (ФЗ), то использоваться будет Упрощенная или Патентная система налогообложения. Это регулируется Налоговым Кодексом Российской Федерации. Следовательно, руководству необходимо приобрести накопитель для кассового аппарата, который будет работать 36 месяцев. Исключение может составить один из пунктов, которые будут служить основанием для использования первой категории.

Кроме типа организации, учитывать необходимо соответствие чипа реестру, который был составлен ФНС. Проверить совпадения можно на официальном сайте службы.

Хранение сведений и блокировка ФН

Если в течение календарного месяца от оператора не поступало подтверждений о доставке чеков, накопитель замораживается. Как и в предыдущем случае, допускается отклонение от этого правила, если касса работает автономно в недоступных для связи местах. Сбой в системе может произойти по разным причинам. Одна из самых распространенных — неработающий интернет.

Второй повод прекращения действия — это закончившаяся память или срок эксплуатации. Чтобы это не стало сюрпризом для владельца, в личный кабинет заблаговременно приходят соответствующие уведомления.

Как не допустить блокировки ФН ККТ

Заморозка хранилища данных может нанести серьезный ущерб организации. Именно поэтому важно избежать такой ситуации. Это сделать несложно. Достаточно выполнять несколько простых рекомендаций:

1. Отслеживать ЛК и учитывать оставшееся время службы прибора.

2. Проверять наличие подтверждений от оператора. Для этого нужно обращать внимание на отчет о действиях. А конкретнее — на графу «Непереданные сведения». Она должна быть пустой.

К сожалению, иногда все же приходится устранять причины прекращения работы. Если проблема с интернетом, то достаточно лишь восстановить доступ. Тогда все неотправленные данные уйдут оператору, а блокировка будет снята.

Замена

Как можно понять из общих характеристик, срок службы ФН очень ограничен. Поэтому этот чип часто придется менять. Перед началом процедуры стоит убедиться, что вся существующая на сегодня информация переданы в ОФД.

Когда первый шаг выполнен, нужно сформировать на кассе два отчета: о закрытии смены, а затем — фискального накопителя. Дальше все просто: необходимо извлечь старую деталь, вставить новую, а затем произвести перерегистрацию кассового аппарата. Надо не забыть также указать причину.

Но израсходованную микросхему нельзя выбрасывать или утилизировать. В течение следующих 5 лет она должна тщательно храниться.

Повторное использование

Многие начинающие предприниматели интересуются, можно ли второй раз пользоваться ФН, надеясь таким способом сэкономить деньги. Ответ однозначный — нельзя. Это обусловлено тем, что его система однократно фиксирует реквизиты кассы, а также ИНН ее владельца. Изменить эти данные невозможно.

Какую модель стоит покупать

После того как рассмотрели вопрос, что делает фискальный накопитель, что это значит, стоит выяснить, как их правильно выбирать.

Срок эксплуатации

Как уже было сказано ранее, этот критерий является главным. В основном применяются чипы, действующие в течение 15 или 36 месяцев. Встречаются также экземпляры на 13. Чтобы определиться с нужным вариантом, надо проанализировать свое будущее предприятие. Это делается, чтобы выяснить область и систему налогообложения, по которой компания будет работать.

Нельзя забывать о том, что заявленное производителем время службы — это приблизительный параметр. Он соответствует действительности при условии небольших или средних объемов продаж. Реальный же срок может оказаться существенно меньше номинального.

При ОСН

Функционирование на условиях Общей системы налогообложения обязывает руководство фирмы применять ФН, рассчитанные не менее чем на 13 месяцев эксплуатации. Иными словами, в этой ситуации нет ограничений на тип накопителя. Владелец бизнеса имеет право приобрести чип на 15 или 36. Однако это не всегда будет выгодно, поскольку нет гарантий, что объемный картридж прослужит все три года. Поэтому, чтобы не переплачивать, лучше всего использовать недолговечные микросхемы, как это предписывает законодательство.

Услуги или торговля в специальном режиме

Организации, которые специализируются на сервисе или работают по УНС, обязаны закупать ФН на 36 месяцев. Другие варианты недопустимы. Однако есть и некоторые исключения.

Подакцизные товары и периодическая деятельность

Для компаний, производящих определенную продукцию, предусмотрены послабления. Например, алкогольные напитки, табачная продукция или бензин. Льготы распространяются и на фирмы, осуществляющие сезонное функционирование: турбазы, курорты и другие. Они вправе приобретать любой чип по своему усмотрению.

Модель

Это еще один немаловажный параметр. При подборе картриджа следует обратить внимание на нанесенную маркировку. Существует два варианта: ФН-1 и ФН-1.1. От конфигурации зависит информация, которую отражает фискальный накопитель на чеке. Точнее, создается другой тип документа. Выбор вариации зависит от направления бизнеса.

Первый стандарт более старый. Он способен работать лишь с форматами 1.0 и 1.05. Однако в 2019 году ФНС обязала руководителей обновить программное обеспечение и полностью перейти на 1.0. В будущем планируется переход к единому стандарту.

Почему нельзя приобрести чип сразу на 36 месяцев

У некоторых начинающих бизнесменов может возникнуть вопрос: зачем покупать малый объем памяти, если можно взять сразу на три года? Такие рассуждения кажутся вполне логичными, но практика показывает, что в таком подходе практического смысла нет. Сэкономить, скорее всего, не получится, потому что заявленный срок службы редко соответствует реальному. Если торговая точка находится в оживленном месте, и касса делает по 200 продаж в сутки, то на несколько лет запаса точно не хватит.

Выбрали неправильный ФН: что делать

Ошибиться может не только новичок, но и опытный предприниматель. Иногда случается так, что предприятие находится на УНС и по закону должно обладать чипом на 36 месяцев. Однако по какой-то причине был приобретен на 13 или 15.

Выбрасывать накопитель и сразу покупать новый необязательно. Есть возможность воспользоваться уже установленным до тех пор, пока не заполнится память. За это закон предусматривает наложение штрафа. Но существует лазейка, которая позволяет владельцу бизнеса уйти от санкций. Достаточно лишь формально перевести фирму на сезонную работу. Дело в том, что в российском законодательстве нет четкого определения тому, что это такое. Поэтому проблем не возникнет. А уже по истечении срока картридж стоит заменить на правильный.

Где приобрести нужный

Главное — обращать внимание на надежность продавца. Не стоит делать этого в случайных местах, стараясь сэкономить. Перед заключением сделки обязательно надо проверить наличие сертификата и реализатора. Чтобы все было по закону, чип должен числиться в базе ФНС. Если его нет, то можно считать, что это — касса без ФН. С точки зрения государства, незарегистрированный накопитель приравнивается к его отсутствию. Возникшая ситуация доставить хозяину фирмы много неприятностей и повлечет за собой штрафы.

Именно поэтому обращаться необходимо только к проверенным продавцам. Например, в компанию «Клеверенс». Организация занимается разработкой и внедрением готовых решений для бизнеса. Также она специализируется на реализации учетного оборудования. На официальном сайте можно ознакомиться с полным каталогом товаров и услуг.

Фирма представлена на рынке уже не первый год, поэтому надежность не вызывает сомнений. К главным преимуществам можно отнести большой ассортимент и качество продукции. Кроме того, штат высококвалифицированных специалистов дает возможность выполнить заказ хорошо и точно в установленный срок.

Стоимость и экономия

Цель любого предприятия — максимально сократить расходы, чтобы в будущем увеличить получаемую прибыль. Неудивительно, что владельцев бизнеса волнует вопрос цены описанной в статье техники.

В действительности стоимость такого оборудования небольшая, поэтому приобретение не принесет компании серьезных убытков. В среднем, чип на 15 месяцев обойдется руководству в 7-8 тысяч российских рублей. Более объемный — примерно в 11 000.

Как было сказано ранее, не нужно приобретать дешевые экземпляры в надежде сэкономить. Однако есть другой способ сохранить часть средств. Многие опытные предприниматели знают, что это онлайн-касса с ФН, взятая в аренду. Некоторые фирмы предоставляют такую услугу. Однако условия надо уточнять в индивидуальном порядке.

Риски при регистрации

Чтобы выполнить требования действующего законодательства, мало приобрести накопитель. Нужно также поставить его на учет в ФНС. Эту процедуру называют фискализацией. Она осуществляется следующим образом:

1. Руководство предприятия подает заявление. В бумаге необходимо указать индивидуальные номера ККТ и чипа.

2. Документ передается в ФНС. Обязательным является подтверждение факта путем электронной подписи.

3. Осуществляется проверка. Если проблем с его содержанием нет, то кассе присваивают код. После заявитель информируется об этом.

4. Предприниматель активирует аппарат и накопитель.

Описанный процесс имеет под собой несколько подводных камней. Прежде всего, это необходимость в высокой концентрации внимания, поскольку при составлении текста заявления вписывается большое количество данных. Ошибки могут привести к дополнительным тратам времени и денег. Если есть возможность обратиться к специалистам, то лучше доверить процедуру им.

Можно ли обойти законодательство

Многие владельцы бизнеса задумываются о том, есть ли в российском праве лазейки, которые позволят избежать всего перечисленного выше. Увы, но прочитав, что это такое ФН в кассовом чеке, можно убедиться, что без него организация работать не сможет. После первой же проверки владелец будет вынужден платить штрафы. Суммы немалые — до 10 тысяч рублей.

Исходя из этого, можно сделать вывод, что намного выгоднее соблюдать правила. Важно, чтобы КТТ не только была оснащена накопителем. Он должен также соответствовать типу бизнеса и виду налогового учета. Следует регулярно проверять уведомления в Личном кабинете и своевременно обновлять оборудование, чтобы избежать санкций за просрочку. Поэтому, отвечая на вопрос, что такое фискальный накопитель (ФН) в кассовом аппарате, и зачем он нужен, можно дать однозначный ответ, что это элемент, к которому стоит относиться со всей серьезностью.

Количество показов: 3351