Регистрация в ЕГАИС: как зарегистрироваться и подключиться к системе — пошаговая инструкция оформления, регистрации и подключения

• Требования к организации
• Подготовка технической стороны
• Процесс регистрации в УТМ
• Проверка правильности подключения
• Вопросы и ответы

Требования к организации

Наличие лицензии и ЭЦП

Первым шагом для подключения к ЕГАИС является наличие действующей лицензии на осуществление деятельности, связанной с оборотом алкогольной продукции. Например, если вы — розничный магазин или оптовый поставщик, соответствующая лицензия обязательна. Без неё весь процесс подключения к ЕГАИС становится невозможным.

Также организация должна обладать квалифицированной электронной цифровой подписью (ЭЦП). Именно с её помощью будут подписываться документы и отчёты, передаваемые через систему. ЭЦП выпускается на юридическое лицо и подтверждает его юридическую значимость в электронном документообороте. Обычно её получают в аккредитованных удостоверяющих центрах.

Важно: ЭЦП должна быть действующей, корректно установленной на рабочем месте, а также настроена в соответствии с программой для работы с ЕГАИС. Некоторые организации сталкиваются с проблемами при установке — в таких случаях рекомендуется привлекать IT-специалистов или технических партнёров.

Регистрация в ФСРАР

Федеральная служба по регулированию алкогольного рынка (ФСРАР) — главный контролирующий орган в системе ЕГАИС. Чтобы начать работу, каждая организация должна быть корректно зарегистрирована в ФСРАР. Обычно регистрация проходит при получении лицензии, однако в некоторых случаях требуется ручная сверка и актуализация данных.

При регистрации необходимо указать:

• Полное юридическое название и адрес организации;
• ИНН и ОГРН;
• Реквизиты лицензии на деятельность с алкоголем;
• Информацию об обособленных подразделениях или торговых точках.

После подтверждения регистрации в ФСРАР, организация получает доступ в личный кабинет ЕГАИС и может приступить к установке необходимого ПО и настройке оборудования.

Получение RSA ключа и ИНН

Разграничение доступа и шифрование данных в ЕГАИС происходит при помощи специальных криптографических ключей. Одним из таких ключей является RSA-ключ, который генерируется на предприятии и используется для обмена защищённой информацией с ЕГАИС. После генерации ключа его нужно зарегистрировать в личном кабинете системы — только после этого будет возможно передавать данные.

Кроме ключа, ФСРАР идентифицирует каждую торговую точку и организацию по ИНН. На основе ИНН производится проверка лицензий, формирование отчётов и контроль товарооборота. Важно следить за тем, чтобы данные ИНН были корректно внесены в каждую часть системы — начиная с кассового оборудования и заканчивая сопроводительной накладной.

Для магазинов, осуществляющих регулярный приём и продажу алкогольной продукции, действует обязательство проверять документы поставки в ЕГАИС. Подробно о том, как корректно сверить ТТН по идентификационному номеру, можно прочитать в отдельной инструкции по проверке ТТН.

Чтобы не запутаться в списках и номерах, удобно составить минимальный чек-лист необходимых компонентов, которые нужны для полноценного старта в системе ЕГАИС:

Выполнив эти требования и корректно оформив все регистрационные действия, организация получает полноправный доступ к работе в ЕГАИС и может вести законный учет алкогольной продукции на своих торговых точках.

Подготовка технической стороны

Установка УТМ ЕГАИС

УТМ (универсальный транспортный модуль) — это специальная программа, через которую организация взаимодействует с системой ЕГАИС. Именно УТМ принимает, обрабатывает и передаёт все сведения о закупке, продаже и перемещении алкоголя. Без него вы физически не сможете отправить или получить ни одного документа в системе.

Установка УТМ — базовый шаг, с которого начинается техническое подключение к ЕГАИС. Предприятия розничной торговли устанавливают УТМ, как правило, на отдельный компьютер или сервер в торговой точке. Важно: устройство должно быть стабильно подключено к интернету, так как связь с ЕГАИС осуществляется в реальном времени.

Установка включает в себя:

• Загрузку установочного файла с официального сайта ФСРАР через личный кабинет;
• Указание пути установки, выбор порта и проверку корректной работы;
• Привязку ключа электронной подписи (КЭП) к УТМ;
• Указание пути хранения логов и транспортных файлов.

Важно убедиться, что оборудование и ОС соответствуют минимальным требованиям: УТМ корректно работает на Windows от 7 версии, Java должна быть установленной не ниже версии 8.

Подключение токенов и драйверов

Для работы с ЕГАИС необходима электронная подпись, которая хранится на физическом носителе — токене (например, Rutoken или JaCarta). Чтобы УТМ распозновал токен, требуется установить соответствующие драйверы и криптографическое программное обеспечение — чаще всего это КриптоПро CSP.

Последовательность действий следующая:

1. Установите драйвер устройства (доступен на сайте производителя токена);
2. Установите КриптоПро CSP и активируйте лицензию;
3. Подключите токен в USB-порт, проверьте, что КЭП доступна в хранилище сертификатов;
4. Убедитесь, что в логах УТМ появилась информация о доступной подписи.

Если вы используете несколько точек продаж с разделением по ИНН/КПП, потребуется отдельно подключить токены для каждой торговой точки. Это особенно актуально для сетевых магазинов и владельцев пивных точек. Также подробности по пивной продукции и работы с ней в рамках ЕГАИС можно найти в отдельной статье.

Проверка соединения с ЕГАИС

Даже если вы всё установили корректно, это не гарантирует, что ваша точка готова к полноценной работе. Финальная и обязательная часть — тестирование соединения с ЕГАИС. Этот шаг позволяет удостовериться, что УТМ работает стабильно, УЦ (удостоверяющий центр) подтверждает электронную подпись, а все нужные порты и адреса сервера доступны.

Что нужно проверить:

Если на этом этапе нет ошибок — ваша система готова к полноценной работе в ЕГАИС. При наличии проблем стоит обратить внимание на настройки прокси, обновления ОС и аутентификацию через сертификаты, особенно на рабочих местах с ограниченным интернет-доступом.

Подготовка технической стороны — это несложный, но базовый этап. Его стоит провести тщательно, чтобы потом не терять время на разбор ошибок и просроченные документы в системе. Ведь любое нарушение сроков в ЕГАИС может повлечь административную ответственность.

Готовые решения для всех направлений

Склады

Ускорьте работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.

Узнать больше

Магазины

Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.

Узнать больше

Маркировка

Обязательная маркировка товаров - это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя

Узнать больше

Онлайн-торговля

Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.

Узнать больше

Учреждения

Повысьте точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.

Узнать больше

Производство

Повысьте эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.

Узнать больше

RFID

Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.

Узнать больше

ЕГАИС

Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.

Узнать больше

Стать партнером

Получение статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов.

Узнать больше

Сертификация для партнеров

Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..

Узнать больше

Задачи.Решения

Узнать больше

Инвентаризация

Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.

Узнать больше

Продукт для решений

Узнать больше

уровни лицензий продукта для решений

Узнать больше

Показать все решения по автоматизации

Процесс регистрации в УТМ

Вход в личный кабинет УТМ

После получения квалифицированной электронной подписи (КЭП) и установки УТМ (универсального транспортного модуля) на рабочее место, первый шаг — вход в личный кабинет Федеральной службы по регулированию алкогольного рынка (Росалкогольрегулирование). Это обязательно для регистрации вашей организации в системе ЕГАИС.

Вход осуществляется через портал УТМ с использованием КЭП. Очень важно, чтобы сертификат был актуален и выпущен на юридическое лицо, а не на физическое. Ошибки здесь — частая причина сбоев при авторизации. В случае возникновения сообщений об ошибках 500 или 403 при подключении к УТМ, полезно будет ознакомиться с подробным разбором причин этих ошибок.

Вот основные моменты, на которые стоит обратить внимание при входе:

• Криптопровайдер корректно установлен, например, КриптоПро CSP;
• Браузер поддерживает работу с КЭП;
• Сертификат выбран верно и не просрочен;
• Адрес входа начинается с https://egais.ru или его поддоменов.

Добавление организации

После успешной авторизации при первом входе в личный кабинет потребуется добавить организацию. Это нужно для того, чтобы системно привязать юрлицо к конкретному экземпляру УТМ, расположенного по месту осуществления деятельности.

Для добавления организации потребуется:

1. Выбрать пункт меню "Добавить организацию".
2. Указать ИНН и КПП вашей компании.
3. Подтвердить соответствие данных, которые система автоматически подгрузит из ЕГРЮЛ.
4. Указать адрес точки подключения УТМ (обычно это адрес розничной торговой точки или склада).

Имейте в виду: если вы используете разные УТМ на разных объектах, добавление отдельных организаций или подразделений внутренне происходит также через этот интерфейс.

Назначение ключа на организацию

После добавления организации следует шаг назначения КЭП на организацию — это обязательное условие, чтобы УТМ начал корректно передавать и принимать данные в ЕГАИС. Без этого обмен с системой невозможен.

Снова откройте раздел с данными вашей организации и найдите параметр "Закрепление ключа". Далее — выберите из списка действующий сертификат и подтвердите привязку.

Если всё выполнено правильно, статус вашей организации изменится на "Активна", а рядом будет отображаться информация о закрепленном ключе. В случае ошибок на данном этапе обратите внимание на:

Процесс регистрации в УТМ — довольно прямолинейный, но требует внимания к деталям: правильный выбор сертификатов, точное указание КПП и ИНН, корректной привязки УТМ к нужной точке торговли. Любая неточность обернётся ошибками при обмене с ЕГАИС, что грозит приостановкой операций с алкоголем. Поэтому при настройке УТМ, даже несмотря на кажущуюся простоту, стоит действовать поэтапно и сверяться с инструкцией.

Проверка правильности подключения

Тестовые запросы

После завершения всех этапов регистрации и установки программного обеспечения следующим шагом станет проверка корректности подключения к ЕГАИС. Для этого используются тестовые запросы, которые помогают удостовериться в работоспособности соединения с системой и правильности настроек.

Тест осуществляется через УТМ (универсальный транспортный модуль). Он отправляет сообщению на сервер ЕГАИС и получает в ответ подтверждение. Это означает, что обмен идет, и ошибок в сертификатах или конфигурации нет.

Пример типичного теста — «Запрос справочника». При его выполнении система должна вернуть актуальные данные, например список алкогольной продукции. Также можно проверить ответ на отправку пустого документа — если он обработан корректно, с подключением всё в порядке.

Прием и отправка накладных

Одним из ключевых элементов работы с ЕГАИС является обработка ТТН (товарно-транспортных накладных). Прием и отправка накладных — это не только техническая часть проверки, но и регулярная операция, которая сопровождает каждый этап закупок алкоголя.

На этапе тестирования стоит создать и отправить пробную накладную через учетную систему, подключенную к ЕГАИС. После отправки важно отследить прохождение документа по статусам:

• документ принят в ЕГАИС;
• обработка файла завершена;
• документ подтвержден/отклонен контрагентом;
• результат доступен для загрузки в учетную систему.

Если хотя бы один из этих шагов вызывает ошибку, это может быть связано с неправильными XML-файлами, неподписанными документами или техническими сбоями УТМ. Регулярная проверка всех этапов жизненного цикла накладной помогает обнаружить проблему до того, как она повлияет на реальные поставки.

Типичная ошибка, с которой сталкиваются в первые дни работы — неправильный ИНН или КПП контрагента. Это вызывает отклонение документа, поэтому важно перед тестом несколько раз перепроверить реквизиты, особенно при работе с дистрибьюторами.

Работа с подтвержденными остатками

После подключения к ЕГАИС система автоматически формирует сведения об остатках алкоголя на складе. Эти остатки формируются на основании подтвержденных накладных и являются юридически значимыми данными. Наличие актуальных остатков — обязательное условие для продажи алкоголя через кассу.

Чтобы убедиться в том, что синхронизация с остатками проходит корректно, необходимо запросить следующие данные через УТМ:

На этом этапе также следует проверить, насколько корректно ваша учетная система отображает остатки, подтянутые из ЕГАИС. Иногда могут возникать расхождения, если учетное ПО не синхронизировано или не поддерживает определённый формат данных. Это легко выявляется в тестовом режиме и позволяет избежать проблем при реальной продаже.

После прохождения всех тестов можно уверенно утверждать, что ваше предприятие готово к полноценной работе с системой ЕГАИС — от первых заказов до списания остатков. Главное — регулярно контролировать корректность соединения и не допускать накопления непринятых или недозаполненных документов.

Вопросы и ответы