Приемка: как оформить поступление товаров в 1С

5 декабря 2019 7 минут на прочтение

У вас есть склад? Или может вам интересны принципы по которым идет приемка товара на склад? Тогда эта статья для вас. Попытаемся кратко привести правила, нормативы и порядок приемки товара по количеству и качеству от поставщика на склад. Эти законодательные нормы успешно работают и в современной России. Также посмотрим как работает современное ПО для работы на складе.

На современном складе большинство операций с товаром выполняются с помощью ТСД: приемка, комплектация, сборка заказов, отгрузка и инвентаризация. Узнайте, как происходит работа с ТСД из этой статьи.

Как принимать товар — законодательное регулирование и цели.

В договоре о поставке прописываются условия о внешнем виде и укомплектованности поставляемого изделия. Обязательного документа для всех сторон не существует. Многие компании руководствуются нормативно-правовым кодексом, основанным из двух директив Госарбитража СССР № П-6 и № П-7 в двадцатом веке. Если у организаций возникли спорные вопросы, то они могут сослаться на эту инструкцию. Когда в договоре не прописан такой пункт, то представители компаний ведут переговоры путем личных договоренностей. Для покупателя существует нормативный регламент приемки товара на складе по количеству и качеству п. 1 ст. 513 ГК РФ, по которому он осуществляет выборку либо на своей территории, либо на зоне поставщика.

Целью инструкций является:

Произвести визуальный осмотр коробок.
Выявить недостачу по численности.
Определить непригодную продукцию.
Обозначить место для выборки,
Проверить сопроводительные документы представителя.
Договориться о месте и сроках хранения брака.

В постановлении АС МО от 28.07.2015 по делу А40-89393/14 расписаны действия, если покупатель получил груз не того характера и не того объема. А если поставщику не заплатили за поставку, то суд встанет на его сторону, опираясь на акт АС МО от 21.09.2015 № Ф05-12369/15 по делу № А40-20678/15.

Правила прописываются в договоре и их количество зависит от места разгрузки, от вида транспортного средства и от габаритов привезенного груза. Для каждой компании перечень составляется индивидуально, но обобщенный реестр выглядит так:

Осуществляется подъезд к месту размещения.
Проверяются сопроводительные документы.
Определяются размеры ворот для грузового транспорта.
Выделяется пространство под разгрузку.
Подается оборудования для перевозки груза.
Предметы торговли визуально осматриваются, пересчитываются, взвешиваются.
Вывозится при помощи рохли на место сложения.
Сверяются и оформляются сопроводительные письма
Регистрируются акты по бракованному или недостающему товару.
Письменно вносятся данные о получении груза в реестр.
Подготавливается зона для размещения и хранения.

Первичный осмотр кладовщик проводит уже на стадии выгрузки коробок из транспортного средства. К концу процедуры у него имеются исчерпывающие сведения для оформления всех сопроводительных документов. За это время, опытный работник, успевает пересчитать груз, визуально оглядеть его на наличие потерянного или бракованного. При поступлении изделий с оптовых баз на руки потребителю выдается накладная формой № М-15. Такой документ в торговле применяется единым образцом, принятым в восьмидесятых годах прошлого века и до сих пор он не пересматривался.

На оптовую базу приезжает автотранспорт, который необходимо разгрузить и распределить коробки по складам. За всеми операциями следит материально ответственное лицо. В его задачу входит проверка на качество и количество, выбраковка испорченного по срокам продукта (скоропортящийся). Число кладовщиков зависит от объема поставляемой продукции и размеров оптовой базы. В небольших организациях, как правило, работает один человек.

Обязательным условием считается оформление товаросопроводительных бумаг, которые могут быть представлены транспортными накладными, счет-фактурами и железнодорожными мандатами. Если получение осуществляется на своей территории, то начальник ставит печать своей компании. Это говорит о том, что теперь отвечать за сохранность будет эта организация. Когда выгрузка проходит на местности поставщика, то есть в порту, на железнодорожной станции, на чужом складе, то получение происходит по доверенности с предъявлением паспортных данных.

Во избежание претензий от покупателя, когда обнаруживаются порванная упаковка, недостающий объем, брак, то сторонам лучше подписать обоюдный документ. Можно использовать уже написанные ранее инструкции и оформить по специальным образцам: акт № ТОРГ-1, утвержденный Госкомстатом Российской Федерации в 1998 году за номером 132; М-7 N71 а.

Законодательством разрешено не использовать эти стандарты. Допустимо обеим компаниям составить собственный договор, в котором будет прописываться порядок. Здесь можно и нужно указать сроки исполнения, место выгрузки, и определить какие будут образцы сопроводительных документов (накладная, счет-фактура). При заполнении бумаг покупателю следует внимательно рассмотреть пункт о возражении на некачественный предмет. Если он поставил подпись, то в суде не сможет доказать свою правоту и не вернет брак поставщику. Это означает, что необходимо включить условие, гарантирующее покупателю подавать претензии и жалобы.

пошаговая инструкция по организации и оптимизации работы-7.png

В первую очередь, следует подготовить стеллажи и полки на складе. Для этого потребуется время, поэтому обе стороны договариваются заранее, когда привезут груз. Обычно хватает полчаса для освобождения зоны от ненужных вещей и выбора свободного временного периода. Чтобы не путать уже размещенный багаж от новопривезенного, работникам следует:

Разноцветными мелками или маркерами разграничить зоны на полках.
Для неподготовленных сотрудников составить схему принятия и повесить ее на видное место.
Создать автоматизированную программу для учета. Она поможет выполнить все действия без ошибок во время пересчета.
Купить и поставить качественный софт, который выявит недостатки и составит акт о несоответствии.
Оснастить рабочую зону дополнительными стеллажами.

Все эти действия помогут без спешки выполнить разгрузочные работы, сократить время, лучше осмотреть продукцию для выявления недостачи и брака.

Сроки приемки

Продолжительность времени определяется от даты доставки груза на склад и зависит от его типа и территориального расстояния. Прописанные законодательством даты:

Если автотранспорт находится в пределах одного города, то экспедиция может длиться до десяти дней. Исключением являются продукты, которые необходимо доставить за одни сутки.
Если изделия перевозятся с другой местности, то разрешена доставка до 20 дней (скоропортящиеся — 24 часа).

Для места с труднодоступными климатическими и дорожными условиями прописаны особые временные рамки. Пищевые продукты должны поставить в течение сорока дней, а хозяйственные и галантерейные — в двухмесячный срок.

Приемка по весу

Кладовщик несет материальную ответственность за недостаток массы. Поэтому он, при подозрении на расхищение груза должен осмотреть упаковку. На место размещения он обязан приходить с маркировкой на коробке, указывающий вес. Если тара повреждена, то работник, не разрывая упаковку, перевешивает продукцию на последнем этапе получения. При несовпадении веса брутто, вызывают доверенного со второй стороны. Они вместе составляют протокол о недостатке.

Чтобы не возникли конфликты между двумя партнерами, следует документировать результат проделанной работы.

Нюансы составления актов

В случае отсутствия претензий составляется и подписывается соглашение. В нем должны отражаться:

Название, дата составления, регистрационный номер.
Информация о: участниках сделки как принимающей стороне, так и поставляющей продукт.
Список полученного груза, его число и комплектность.
Пункт о завершении сделки и отсутствии разногласий.
Фамилия, имя, отчество и подпись участников процесса передачи.

Современное оборудование позволяет автоматизировать большую часть учетной работы, настроить заблаговременное поступление точной информации о перечне, качестве, особенностях упаковки и времени прибытия партии. Использование электронной маркировки позволяет снизить влияние человеческого фактора и резко ускорить учет.

Преимущества виртуального документооборота

Сосредоточение всей информации на одном носителе позволяет:

Систематизировать данные, легко находить статистику.
Минимизировать ошибки работников.
Ускорить процесс заполнения.
Автоматизировать подсчет и контроль.
Иметь постоянную оперативную связь между сторонами.
Совместить внутреннюю логистику склада с процессом приемки и выдачи.

Программное обеспечение

Оно позволяет наладить прием и хранение продукции, максимально снизив издержки, возникающие при ручном внесении данных. Суть процесса заключается в том, что при поступлении каждой единице присваивается собственный идентификационный номер. Это позволяет отслеживать наличие и местоположение, отгрузку в любой момент времени. Информация обо всех операциях остается в памяти и отчетность легко производится. Ввод данных происходит на понятном языке, ошибки идентификации минимизируется при использовании уникального кода или магнитной метки.

пошаговая инструкция по организации и оптимизации работы-10.png

Продукт «Склад 15» представляет собой программное средство автоматизации рабочих операций на складах при помощи терминала сбора данных (ТСД). Основная цель продукта — ускорить и упростить действия линейного персонала, а также снизить вероятность ошибок при работе, обусловленных человеческим фактором.

«Склад 15» предоставляет возможность осуществления следующих товароучетных операций:

оперативная приемка товара по факту либо по накладной
инвентаризация по факту или по готовому документу
перемещение товара на складе (обычном или адресного хранения)
сбор штрихкодов,
просмотр остатков и цен по товару
заведение новых элементов справочников, а также присвоение новых штрихкодов к имеющимся товарам.

Кроме того, в «Складе 15» есть поддержка помарочного учета по системе ЕГАИС, что помогает без проблем работать с алкоголем и совершать следующие операции:

Агрегация алкоголя
Отгрузка алкоголя
Приемка алкоголя
Постановка на баланс

Потребитель голосует рублем за самые удачные комплекты, нам остается лишь поделиться ими с вами.

Комплект Zebra MC36 «Склад 15, БАЗОВЫЙ»	Комплект Zebra MC36 «Склад 15, РАСШИРЕННЫЙ»

Комплект Honeywell ScanPal EDA50K «Склад 15, РАСШИРЕННЫЙ»	Комплект MobileBase DS5 «Склад 15, РАСШИРЕННЫЙ»