Опыт «Горки» в упрощении и ускорении инвентаризации основных средств
Благодаря использованию «Клеверенс: Учёт имущества» и ТСД нам удалось значительно сократить объём ручного труда при проведении инвентаризаций: никаких больше записей в ведомостях.
Группа компаний «Горка» оказывает услуги по разработке и оформлению строительной документации, реализации инвестиционных проектов, обследованию зданий и других работ проектно-строительного направления.
https://gk-gorka.ru/
Внедрение программного обеспечения «Клеверенс», ручных RFID считывателей Chainway C72 и принтеров этикеток SATO CL4NX Plus позволило Группе компаний «Горка» автоматизировать процесс проведения инвентаризации ОС и товарно-материальных ценностей, уменьшить объём ручного труда и сократить время и трудозатраты на пересчёт ТМЦ и основных средств. Реализацию проекта и интеграцию необходимого оборудования выполнили специалисты компании «Первый БИТ».
Подробное описание
О деятельности заказчика
Проектирование и строительство путепроводов, автодорог, развязок, детских образовательных учреждений и многопрофильной клиники, проектно-изыскательские работы, реконструкция и реставрация парков и павильонов, проектирование и адаптация концепций для музейных и театрально-образовательных комплексов — это лишь малая часть из более чем 150 реализованных проектов Группы компаний «Горка».
Также организация выполняет широкий спектр работ по разработке и оформлению строительной документации, реализует инвестиционные проекты и заказы по инфраструктурному проектированию городских объектов, искусственных сооружений, инженерных сетей, оказывает услуги техзаказчика-застройщика, обследования зданий и другие проектно-строительные работы.
Система и сложности учёта
Все филиалы «Горки» в разных городах России ведут учёт товарно-материальных ценностей и основных средств в «1С: Бухгалтерия предприятия».
Активная номенклатура, которую приходилось регулярно пересчитывать, составляет более 15 тысяч единиц. Инвентаризации ОС всегда проводили одним из самых трудозатратных способов — вручную на бумажных носителях. На поиск неучтённых ТМЦ уходило от нескольких дней до недели по разным причинам: затёрся инвентарный номер, отклеился скотч с записанным на бумажном квадрате ИН от корпуса монитора и т. д.
Задачи
Регламент проведения инвентаризации имущества организации прописан в Методических указаниях, утверждённых Минфином России, где чёрным по белому прописано, какие документы оформлять и в каком количестве, какой должен быть состав инвентаризационной комиссии, когда считать, что считать, вручную или с использованием средств вычислительной или оргтехники. Но никто не скажет компании силами скольки человек и в течение какого времени сверять инвентарные номера на мебели, телефонах, компьютерах и других товарно-материальных ценностях — эти показатели можно замерить только опытным путём.
Группе компаний «Горка» необходимо было упростить и ускорить процесс проведения инвентаризаций и учёта основных средств и ТМЦ. Так как имеющаяся у заказчика «1С: Управление имуществом компании» не закрывала должным образом потребности в учёте и не давала возможности использовать терминал сбора данных, специалисты компании «Первый БИТ» предложили адаптировать систему штрихкодирования, оклеить всё имущество ШК и RFID-метками и внедрить «Клеверенс».
Любой компании известно «сказание о потерянном оборудовании»: Иваныч брал, забыли на объекте, не вернул подрядчик. Карточки и записи в журнале выдачи неинформативны — сказался человеческий фактор, просто забыли отметить кто и когда получил ТМЦ. И вот с этого самого момента начинается путаница, которую не всегда выявляют даже при инвентаризации.
Софт и оборудование
Продемонстрированный специалистами компании «Первый БИТ» вариант автоматизации с применением мобильных компьютеров понравился заказчику, и было принято решение переходить к обследованию и внедрению.
Выбранное программное обеспечение — «Клеверенс: Учет имущества» — представляет собой систему автоматизации управленческого учёта имущества в организациях и учреждениях, как таковую самостоятельную конфигурацию для «1С:Предприятия». Софт позволяет вести учёт по штрихкодам и RFID, в сжатые сроки проводить инвентаризацию ОС, осуществлять выдачу, возврат и внутренние перемещения ТМЦ.
Среди широкого перечня подходящего для реализации проекта оборудования выбрали компактный терминал сбора данных Chainway C72 в количестве 3 штук, так как ТСД уже имел готовую интеграцию с программными продуктами «Клеверенс». Мобильный компьютер оснащён 4-ядерным процессором, аккумулятором на 8000 мАч и RFID модулем. Антенна линейной или круговой поляризации позволяет считывать метки на длинной дистанции. В дальнейшем Группа компаний «Горка» планирует расширить парк терминалов для всех филиалов.
На внедрение и написание обмена с «1С: Бухгалтерия предприятия», интеграцию с RFID-принтерами, составление инструкций и обучение сотрудников заказчика ушло около полугода. Первым мы автоматизировали филиал в Москве. В процессе установки сложностей не возникло — IT-специалисты заказчика своевременно и оперативно предоставляли все необходимые доступы к серверам и рабочим местам сотрудников.
С ТСД работают 5 человек: 2 из IT-отдела и 3 из АХО. Использование «КУИ» упрощает работу сотрудников двух перечисленных отделов, которые ежедневно выдают в эксплуатацию оборудование, перемещают товарно-материальные ценности между помещениями и раз в год проводят инвентаризацию. Все эти операции выполняют на терминале сбора данных.
Этапы внедрения
Первым этапом стало обсуждение с заказчиком правил обмена между конфигурациями на платформе «1С:Предприятие» — «Клеверенс: Учет имущества» и «1С: Бухгалтерия предприятия», а именно: счетов учёта для переноса начальных данных и остатков и дальнейшее получение информации по переданному в эксплуатацию имуществу и принятым к учёту ОС. После этого настроили обмен между подключаемым оборудованием и системой учёта в режиме оффлайн через Wi-Fi.
Далее специалисты компании «Первый БИТ» обсудили с заказчиком и выполнили необходимые доработки, провели интеграцию софта с ТСД и RFID-принтерами, комплексно протестировали программное обеспечение, написали инструкции и провели обучение персонала Группы компаний «Горка».
Совместно с Владиславом мы доработали бизнес-процессы перемещения, списания и выдачи ТМЦ, реализовали печатные формы по требованию заказчика, реализовали учёт и контроль уникальности серийных номеров по запросу IT-отдела.
Возникли небольшие сложности
Основной сложностью в процессе внедрения стала интеграция с RFID принтером, так как заказанное ранее оборудование задержали на таможне. Нам пришлось экстренно искать замену. К сожалению, отсутствие типовой интеграции для нового принтера увеличило время проекта.
Мы обратились за помощью к C# программисту «Клеверенс» Дмитрию Кидяеву. Он выполнил интеграцию Wonderfid Label с принтером Sato CL4NX Plus, после чего нам удалось в течение недели завершить все работы по проекту.
Пройдите короткий опрос и за 3 шага узнайте стоимость автоматизации в вашей компании!
Результаты опроса помогут рассчитать стоимость готового решения точнее
Рассчитать условияРезультаты
Активы компании — мебель, компьютеры, стационарные телефоны, спецодежда, техническое оборудование — должны быть учтены и внесены на баланс предприятия. Достаточно часто ТМЦ теряются либо обнаруживаются уже после инвентаризации не на своём месте, а их уже успели списать — привет, человеческий фактор и ошибки! Да и для того, чтобы посмотреть инвентарный номер, например, компьютерной мыши или клавиатуры, нужно отвлечь от работы коллегу или же вообще приостановить работу целого отдела.
Благодаря использованию «Клеверенс: Учёт имущества» и ТСД нам удалось значительно сократить объём ручного труда при проведении инвентаризаций: никаких больше записей в ведомостях — все данных сохраняются в документе на терминале. Соответственно, сократили влияние человеческого фактора и ошибки.
Софт полностью оправдал ожидания заказчика, уже обсуждали масштабирование на другие филиалы.
В компании на регулярной основе проводится учёт имущества. Использовавшееся ранее программное решение не позволяло настроить обмен с базой бухгалтерии, что приводило к необходимости вносить информацию обо всех ТМЦ вручную.
На этапе внедрения нового решения от «Клеверенс» возник ряд технических и программных проблем, что привело к затягиванию процесса внедрения. При этом отмечу, что специалисты компании «Первый БИТ» в итоге успешно справились с возникшими трудностями.
На настоящий момент по факту нескольких месяцев использования ПО мы можем сказать, что в целом довольны возможностями программного комплекса, т.к. он решает задачу по учёту и инвентаризации имущества, а также автоматизирует процесс нашего взаимодействия с бухгалтерией.
Программное решение ускорило существовавшие ранее механические рутинные процессы. Учёт и маркировка ТМЦ теперь четко выстроены в соответствии с потребностями подразделений (будь то АХО или ИТ).
адаптировали систему штрихкодирования
ускорили процесс проведения инвентаризаций
внедрили «Клеверенс»
Партнер
Компания «Первый Бит» более 20 лет занимается автоматизацией и цифровизацией бизнеса: от поставки IT-оборудования клиентам до работы с данными и изменения их бизнес-модели.
Если у вас остались вопросы, вы можете скачать PDF-руководство по автоматизации магазина или задать его специалисту
Скачайте PDF-руководство и узнайте ввсю необходимую информацию по автоматизации магазина
Скачать руководствоПримененное оборудование и программное обеспечение
У вас остались вопросы?
Наши эксперты готовы ответить на любые вопросы — спрашивайте
