Автоматизация с нуля — от системы учёта до работы с ТСД, или как «ВИАНТ» помог компании Multipacking отказаться от учёта в Excel и забыть про рекламации от клиентов
Переход с учёта в таблицах Excel на учёт в 1С кратно увеличил общую производительность компании.
Multipacking оказывает все виды услуг по упаковке вашей продукции. Мы специализируемся в области услуг копакинга и контрактного производства и делаем это отлично.
На примере компании Multipacking, которой пришлось столкнуться с одним из самых неприятных моментов для ритейлера — рекламациями от клиентов, рассказываем, как можно в короткий срок утереть нос конкурентам. Алгоритм достаточно прост: внедряете 1С, систему штрихкодирования, адресное хранение, мобильный софт и ТСД, проводите реорганизацию складов фуллфилмента и превращаете кладовщиков в «сверхлюдей».
Ну с чего всё обычно начинается? Открыли склад, завезли товары, а системы учёта нет. Зато есть Excel таблицы. Ну, или амбарная книга — на крайний случай. И то, и другое вполне себе работает и обеспечивает некий уровень учёта на первых порах. Но вынуждает тратить кучу времени и сил. «Лишние коммуникации между отделами, ошибки… Один забыл сказать, второй не зафиксировал, третий перепутал. Да и записи “на бумажках” регулярно терялись»
И вдруг бизнес перестаёт приносить ожидаемый объём прибыли. Что делать, куда бежать? Да никуда. Это ж не в первый раз: там закроем, тут цену поднимем. И какое-то время такой подход действительно работает. Вот только это не подходило компании Multipacking, руководство которой всегда выступало за рациональное решение проблем. Поэтому компания пошла другим — современным — путём. Об этом рассказал непосредственный участник и руководитель проекта
Мы сталкиваемся с этим ежедневно
Первое, на что обратил внимание Андрей, — что выполнение одной задачи, если все участники процесса должны контактировать друг с другом лично, а распоряжения передаются на бумажных носителях, занимает 80% времени линейного персонала. И только 20% уходит на саму работу. И то, если не учитывать влияние человеческого фактора. Долго и невыгодно для организации. В то время как автоматизация рутины даёт возможность легко и оперативно вести учёт на предприятии. «Мы каждый день общаемся с представителями от бизнеса и помогаем решать стандартные проблемы в учёте: отсутствие порядка, пересорты, недостачи и прочее. Проще говоря, мы внедряем штрихкодирование и обязательную маркировку, интегрируем терминалы сбора данных и инструменты Auto-ID. А также занимаемся реализацией новых функций систем учёта 1С, установкой стороннего ПО, обслуживанием информационных систем, оказываем постпроектную техническую поддержку».
Вот и клиент рассказал о тех же проблемах на своём складе
И вот настал час «икс»: представители Multipacking обратились к интеграторам. Что же выяснилось? А то, что несмотря на обширную базу клиентов и большой объём работ, учёт всегда вели «на бумаге» и в Excel. И хотя производство и склад были разделены на отдельные зоны, компания всё равно часто сталкивалась с определенными сложностями:
«Мы оказываем профессиональные услуги фасовки, копакинга (copacking) и контрактного производства. Это не только упаковка в коробки различных форматов и размеров, но и слив этикетки, стики, флоупак. Мы используем материалы высочайшего качества и даже помогаем заказчикам разработать собственный дизайн или торговую марку»
- сотрудники медленно работали,
- между отделами было много лишних коммуникаций,
- отсутствовали гибкие инструменты контроля для руководства,
- ошибки человеческого фактора влияли на работу кладовщиков,
- компания регулярно получала рекламации от клиентов.
Наши печатные и видео инструкции по всем операциям и по работе с терминалами сбора данных помогут сотрудникам всех подразделений Multipacking разобраться в каждой операции и функции новых техсредств. Дополнительно мы разработали мануалы по работе с отклонениям. В них подробно расписаны возможности 1С для анализа и устранения таких отклонений, и какие отчёты необходимо использовать в конкретной ситуации.
Задачи
Дальше дело было за малым — определить основные задачи и приступить к их решению. Андрей Попов выделил несколько общих:После этого мы уже перешли от общего к частному — обозначили ряд подзадач, и приступили к последовательной их реализации. Сначала нужно было внедрить и настроить 1C:ERP — это фундамент для построения понятной системы работы. А далее:
- автоматизировать движение товаров на складе и производстве с помощью системы штрихкодирования;
- интегрировать мобильный софт и устройства с 1C:ERP;
- внедрить адресный склад с возможностью определять весогабаритные характеристики товара;
- адаптировать систему учёта к работе с палетами;
- настроить механизмы корпоративной отчётности и KPI сотрудников;
- подготовить пакет обучающих материалов для персонала Multipacking».
Запустить комплексную систему за 8 недель — шутка или реальность? Для команды «ВИАНТа» — стандартная практика. За это время клиент перешёл на полноценную работу в новой системе. Андрей Попов рассказал, что за эти 2 месяца интеграторы полностью настроили 9 операций под бизнес-процессы клиента, провели обучение и предоставили печатные и видео инструкция для сотрудников Multipacking.
Сейчас все операции на складе выполняются полностью мобильно — при помощи ТСД и “Склада 15” от “Клеверенса”. Система автоматически предварительно создаёт необходимые документы.
Детали проекта
Приёмка сырья
Любая работа с товаром начинается с его приёмки. Но как выглядит стандартная операция, если у вас нет системы учёта? Сначала вы пересчитываете каждую единицу номенклатуры, записываете количество на «бумажке», затем вносите в таблицу? Вот и у Multipacking так было.
А сейчас интеграторы внедрили «1С: ERP» и настроили систему таким образом, что поступление на склад осуществляется по документам «Заказ поставщику» и «Заказ давальца». Это намного удобнее и прозрачнее.
После того, как специалисты «ВИАНТа» «поколдовали» над системой учёта и мобильным ПО от «Клеверенса» и настроили бизнес-процессы, приёмка продукции на склад Multipacking выглядит следующим образом:
- оператор создаёт в системе упаковочные листы (УЛ) по документу-распоряжению и распечатывает на термопринтере свободные штрихкоды, которые помогают идентифицировать УЛ в 1С;
- кладовщики принимают продукцию и формируют палеты (упаковочные листы) с помощью ТСД. Каждую палету оклеивают свободным ШК, в котором прописан перечень упакованных товаров;
- при сканировании терминалом учитывается партия и срок годности товара;
- после завершения операции «Приёмка» на мобильном устройстве, товары добавляются в 1С уже с учётом их серии и количества.
Размещение товаров и палет по ячейкам
С 1С и первичной приёмкой немного разобрались, но хочется ещё больше упростить работу складских сотрудников? Пожалуйста!
В стандартной конфигурации “1С: ERP” нет возможности размещать палету в ячейках. Мы доработали систему таким образом, что можно учесть и увидеть вложенность как своеобразную матрёшку: ячейка, палета, товар внутри палеты.
Как теперь это работает:
Во-первых, в задании «Отбор (размещение) товаров» система учёта сама предлагает подходящую ячейку — на ТСД высвечивается уведомление — в соответствии с весогабаритными характеристиками и примерной высотой палеты.
Во-вторых, кнопка «Сменить ячейку» на мобильном устройстве даёт возможность выбрать другие ячейки для хранения товаров в случае необходимости: система автоматически подбирает и предлагает новое место хранения, подходящее по всем параметрам, включая товарное соседство.
Перемещение по ячейкам
Окей, Гугл, как оптимизировать складское пространство? Что ж, можно было пойти и таким путём. Но компания Multipacking вновь доверилась опыту интеграторов, которые подошли к процессу как всегда основательно. Теперь кладовщикам достаточно создать документ перемещения на ТСД, чтобы началась проверка наличия ячейки и палеты в 1С при сканировании штрихкода.
Этот процесс полностью мобильный. Как только указываешь ячейку-приёмник, система проверяет палету на соответствие по весогабаритным характеристикам. А данные передаются в 1С режиме онлайн.
Отгрузка в производство
Как быть, если производство не плановое и иногда необходимо дополнительно переупаковать продукцию после или отдельно от производства? И обязательно, чтобы в документах отражалась вся информация о подразделении, группировке затрат, спецификации, израсходованных материалах, работах, трудозатратах?
Этот процесс интеграторы проработали очень детально.Теперь он осуществляется по документу «Производство без заказа» — по спецификации, и выглядит следующим образом:
- Сотрудник компании Multipacking создаёт «Заказ материалов производства на основании заказа давальца и выбирает спецификацию;
- В системе автоматически рассчитывается потребность подпитки материалов по методу FEFO с обязательным включением в список продукции с остатком срока годности более 80%. После чего кладовщик получает сформированный список целых палет для передачи в производство.
Сотрудники склада могут частично завершить задание и вернуться к нему позднее. Таким образом мы постарались минимизировать возможные ошибки и освободить кладовщиков от лишней работы, если он отвлекся на более срочную операцию.
Иван Иванюта — руководитель проекта автоматизации от компании Multipacking — описывает приём товаров на склад производства как быстрый и эффективный.
- Сначала кладовщики сканируют штрихкоды на палетах терминалом — чтобы подтвердить поступление товаров.
- Как только операция и документ завершаются на мобильном устройстве, информация об остатках автоматически обновляется в 1С — ручной ввод данных не требуется.
- Соответственно, время работы кладовщиков сокращается, ошибки в учёте сводятся к минимуму.
Производство
Вот мы и подошли к самому, пожалуй, ответственному моменту — производству. На этом этапе сотрудники как раз чаще всего «косячат»: переключил внимание с комплектации готовой продукции на создание документов — ошибся. И если вести учет в Excel, а не в специализированной программе, ошибок будет ещё больше.
Но кладовщикам Multipacking больше не нужно вручную создавать документ «Производство без заказа» в 1С. Это происходит автоматически сразу же после первого считывания ШК. А механизм выполнения этой операции стал ещё проще: сканируете упаковочный лист, наполняете палету продукцией и указываете количество и серии товаров прямо на экране мобильного устройства.
Руководитель проекта от компании «ВИАНТ» объяснил, что формирование УЛ и документа «Передача продукции из кладовой» в системе, списание материалов со склада по методу FEFO, создание «Приходного ордера» и задания на размещение готовой продукции на складе в соответствии с ее весогабаритными характеристиками происходят по такому же принципу.
Подготовка документов на отгрузку готовой продукции клиентам
А что если ваша компания, как и Multipacking, работает с клиентами по давальческой схеме? Интеграторы предусмотрели и этот момент.
Ответственный менеджер в Заказе давальца выделяет позиции и количество товара для отгрузки — для того чтобы запустить отгрузку готовой продукции клиентам. Всё, на этом его работа закончена. Дальше дело за специальной обработкой, которая автоматически создаёт расходный ордер и документ «Отбор/размещение».
В Подборе заказа на ТСД кладовщики видят, какие палеты, из каких ячеек нужно изъять, чтобы переместить в зону отгрузки. Когда подбора заказа закончен, документ “Расходный ордер” перепроводится, а на ТСД выгружается задание “Отгрузка”.
Отгрузка клиенту
Ну вот вы и упаковали всё, что нужно. А дальше-то что делать? Главное – не торопиться.
Здесь важно исключить даже малейшую возможность возникновения пересортицы. Для этого берём терминал сбора данных — прекрасный помощник, кстати — и проверяем каждую палету по ШК упаковочного листа. Когда закончите, все товары получат статус «Отгружен».
Очень удобно, что “Списание со склада” и создание документа “Передача давальцу”, который списывает товары с баланса организации, происходят автоматически. Это в несколько раз экономит время кладовщиков.
Дополнительные движения товаров со склада производства
Но что же делать, если после производства текущего заказа осталось много материалов, а вам нужно уже приступать к упаковке совершенно другой продукции для другого клиента? Понятное дело — быстро и в удобном формате вернуть на склад остаток материалов и разместить их в ячейках.
Алгоритм действий идентичный: открываем документ «Возврат материалов из кладовой» на ТСД, сканируем ШК товаров и формируем палеты. Которые затем размещаем на хранение.
После завершения операции в 1С автоматически создаются “Приходный ордер” и упаковочные листы на каждую палету, сформированную во время подбора товаров, с учётом весогабаритных характеристик.
Возврат материалов давальца со склада хранения
Что делать с остатком продукции, которая осталась после производства? Как вернуть сырьё давальцу? Для начала нужно создать документ «Возврат материалов давальца» и выбрать товар и количество для возврата. После чего на ТСД придёт задание с указанием упаковочных листов.
Когда операция выполнена, в системе формируются “Расходный ордер к отгрузке” и “Отбор”, которые автоматически заполняются УЛ и адресами их хранения. Далее уже можно приступать к отгрузке с повторной проверкой упаковочных листов.
Коротко об использованном программном обеспечении и оборудовании
Для реализации проекта интеграторы использовали программное обеспечение от компании «Клеверенс» — «Склад 15» (Расширенный), и 6 терминалов сбора данных Mertech Seuic AutoID Q9C.Дополнительные работы
Отчёты
Без производственных отчётов точность учёта будет снижена. Ведь именно они позволяют с большей точностью планировать работу склада и отслеживать движение готовой продукции.
Эти отчёты помогают нам в первую очередь оптимизировать производственные процессы. А также улучшают управление запасами и повышают общую эффективность складской деятельности. В любой момент мы можем посмотреть данные о наличии и поступлении сырья, готовой продукции, об отгрузке готовой продукции, о количестве отгруженного товара за определённый период.
Обучение
Новая схема работы — это, конечно, хорошо. Но если никто не умеет работать по-новому, никакая автоматизация не спасёт. Поэтому отдельным пунктом во всём проекте стояло обучение.
Пройдите короткий опрос и за 3 шага узнайте стоимость автоматизации в вашей компании!
Результаты опроса помогут рассчитать стоимость готового решения точнее
Рассчитать условияРезультаты
Сейчас клиент оперативно получает информацию о состоянии дел на складе и производстве. Соответственно, может более качественно планировать стратегию развития. Переход с учёта в таблицах Excel на учёт в 1С кратно увеличил общую производительность компании.
Кроме того, “Склад 15” от “Клеверенса” позволяет мобильно учитывать специфические характеристики товаров — партию, сроки годности, вес, объём и другие важные для оптимизации хранения и обработки товаров параметры.
снизили вероятность возникновения ошибок человеческого фактора
клиент оперативно получает информацию о состоянии дел на складе и производстве
сократили количество взаимодействий
Партнер
Компания «Виант» профессионально занимается адаптацией и внедрением программных продуктов «Клеверенс» с системами 1С:Предприятие. Внедряя системы штрихкодирования и RFID-идентификации товаров и ТМЦ.
Специализация «Виант» — автоматизация складского учета в торгово-производственных компаниях, а также внедрения систем учета имущества в организациях и гос.учреждениях. Виант - эксперты по конфигурациям 1С: Управление торговлей, Комплексная автоматизация, ERP, УНФ, Клеверенс:Учет имущества.
Богатый опыт позволяет оказывать комплекс услуг по оптимизации и цифровизации складских бизнес-процессов, разработке и настройке функционала 1С, интеграции обязательной маркировки «Честный знак» с применением программных продуктов Клеверенс.
Решения «Виант» с применением программ Клеверенс
Если у вас остались вопросы, вы можете скачать PDF-руководство по автоматизации магазина или задать его специалисту
Скачайте PDF-руководство и узнайте ввсю необходимую информацию по автоматизации магазина
Скачать руководствоПримененное оборудование и программное обеспечение
У вас остались вопросы?
Наши эксперты готовы ответить на любые вопросы — спрашивайте
