Учёт выдачи экипировки и товарно-материальных ценностей с помощью «Склада 15», или как компания Delivery Club автоматизировала курьерские пункты
Лидер рынка по доставке готовой еды и продуктов питания в России — компания Delivery Club
К сожалению, лидер рынка по доставке готовой еды и продуктов питания в России — компания Delivery Club — тоже с этим столкнулась. Но благодаря внедрению программного обеспечения «Клеверенс» и терминалов сбора данных Chainway C72 и Honeywell Scanpal EDA51K и полной перестройке привычных алгоритмов работы удалось не только устранить ошибки и недочёты, но и получить профит.
Подробное описание
О компании
Delivery Club — это крупнейший сервис, занимающийся доставкой готовой еды, в России. География компании насчитывает более 200 городов, а готовые блюда доставляют из более чем 40000 ресторанов. Здесь можно заказать еду и из известных заведений быстрого питания — McDonalds, KFC или Burger King, и из кондитерских и небольших кафе рядом с домом.
Учётная система
Компания Delivery Club имеет как собственную курьерскую сеть, так и делегирует часть деятельности логистическим партнёрам, которым принадлежат пункты выдачи экипировки для доставщиков. Изначально всю информацию о наличии сумок, кепок, футболок и курток для персонала, работающего на доставке, операторы заказчика фиксировали в таблицах Excel. Инвентаризации, если и проводились, были недостаточно информативны, приёмка ТМЦ от поставщиков не позволяла сразу на входе отслеживать брак, а убытки были колоссальны.
Ранее приобретённая Delivery Club «1С: Инвентаризация и управление имуществом» была не внедрена. Хотя с её помощью можно было реализовать функции ведения учёта имущества, получения отчётности на платформе «1С:Предприятие 8.3» и получить возможность мобильно выполнять складские операции при помощи терминалов сбора данных с поддержкой RFID и штрихкодирования, устанавливалась мобильная компонента только на ТСД с операционной системой Windows. Однако цена одного такого «виндового» устройства, например от компании Zebra, составляла около 300 тысяч рублей.
Задачи
В течение двух лет руководитель курьерской службы Delivery Club обращался в разные компании в поисках внедренца, кто смог бы реализовать проект на базе «1С: ИУИ», но все специалисты в один голос предлагали перейти на «1С: Управление торговлей». Однако данная конфигурация не закрывала все потребности курьерской службы. Приобретение новой системы учёта не решило бы задачу по автоматизации, поскольку функциональные разрывы могли увеличиться в разы. А так как задача по объединению учёта центрального склада и пунктов выдачи логистических партнёров стояла давно, было принято решение адаптировать «1С: ИУИ» и найти универсальную программу для терминалов сбора данных.
Руководитель департамента 1С Delivery Club решил самостоятельно внедрить технологию RFID и обратился в компанию «Первый БИТ» по вопросу приобретения меток. В процессе обсуждения сделки выяснилось, что задача намного масштабнее, но её можно реализовать на базе уже имеющейся системы учёта и терминалов на ОС Android.
Специалист отдела RFID-технологий компании «Первый БИТ» Татьяна Шехватова рассчитала 2 варианта внедрения учёта для Delivery Club: или на базе мобильного клиента «1С:Инвентаризация и управление имущества» или на базе «Клеверенс».
Второй вариант выигрывал по ряду причин:
- решение устанавливается на ТСД как с ОС Windows, так и с ОС Android, которая сейчас поддерживается всеми разработчиками;
- «Клеверенс» имеет открытый код, благодаря чему всегда можно перенастроить или создать новые процессы под управленческую базу;
- архитектура решения позволяет предоставлять логистическим партнёрам только необходимые данные без прямого доступа на сервер заказчика, что не нарушает политику безопасности Delivery Club;
- более выгодная стоимость ИТ-решения
Главными задачами на начальном этапе было оснастить сумки, с которыми курьеры доставляют заказы покупателям, RFID метками и ускорить приёмку товарно-материальных ценностей от поставщиков и выдачу экипировки на пунктах, с возможностью идентифицировать какому сотруднику какая сумка принадлежит.
Я рассказала руководителю IT-департамента Delivery Club, что готовое решение на платформе 1С нужно будет значительно дорабатывать. И предложила внедрить в качестве мобильного клиента «Клеверенс». А из оборудования презентовала Honeywell Scanpal EDA51K.
Решение
Оснастить 350 пунктов выдачи в различных городах не только брендированной экипировкой, сумками, но и оборудованием — не самая простая задача. Для начала нужно было вообще понять, насколько изменится и будет ли удобнее работа с ТСД: получится ли ускорить приёмку ТМЦ в целом, отслеживать брак от поставщиков и вести учёт сумок по филиалам партнёров? Все поставки товарно-материальных ценностей приходят на 3 центральных склада Delivery Club — в Питере, Москве и Омске. Здесь экипировку и сумки распределяют по количеству и отправляют в распределительные пункты.
«Деливери» было необходимо полностью перестроить алгоритм работы всех пунктов выдачи экипировки. Для этого мы со специалистами заказчика составили перечень необходимых к выполнению доработок в системе учёта и в программном продукте «Склад 15» от «Клеверенс».
В список изменений входило формирование справочников и истории экипировки, регистрация операций — заказ, поступление, выдача, возврат, списание, перемещение между складами. Нужно было также настроить контроль остатков ТМЦ на складах в режиме реального времени, реализовать использование ТСД без доступа к базе данных 1С и формирование отчётных форм и сличительных ведомостей.
Первые трудности
Для тестирования RFID-технологии заказали по одной опытной партии сумок у каждого из трёх поставщиков экипировки. Но в процессе работы выяснилось, что ТСД периодически не «видит» RFID-метки, так как все курьерские сумки имеют внутри металлизированное покрытие — по типу сумки-холодильника, приходят в сложенном виде — порядка 10 тысяч единиц за одну поставку, и уложены друг на друге.
И даже при условии расположения меток на боковой стороне сумки, внутреннее покрытие мешало передаче сигнала. Поэтому от использования этой технологии пришлось отказаться и вернуть производителям сумки, чтобы их перешили.
В связи с этим, самым оптимальным вариантом, если не единственным, оставалось использование штрихкодов. Но и тут не всё сразу прошло гладко: на читабельность ШК влиял оттенок зелёного цвета бренда Delivery Club, который менялся несколько раз от более тёмного к более светлому. А так как сам штрихкод был серый, то способность ТСД считывать ШК снижалась.
Руководитель IT-департамента Delivery Club основательно подошёл к решению вопроса сканирования штрихкодов: приобрёл 4 разных терминала сбора данных от различных производителей, включая предложенный мной — чтобы выбрать один, который будет сканировать серый штрихкод на зелёном фоне лучше других. Лидером по результатам тестирования оказался Honeywell Scanpal EDA51K.
Учёт по-новому
Для того чтобы иметь возможность отслеживать производственный брак, приняли решение генерировать уникальные ID-коды для каждого поставщика с отличительными префиксами в штрихкодах для сумок — «11», «22» и «33». Для этого внесли некоторые изменения в функционал. Сейчас сотрудники Delivery Club сначала генерируют ШК с соответствующим префиксом, затем только высылают производителю для нанесения на внешнюю сторону сумок при производстве.
Информация по следующим параметрам привязана к объекту учёта с ШК: тип экипировки, производитель, инвентарный номер, склад, город, физлицо, состояние, статус, причина поломки, новизна, срок эксплуатации.
Сканирование штрихкодов экипировки и сумок с ID производителя при приёмке на центральный склад позволяет на входе проверить читабельность ШК, отследить весь брак и при необходимости оформить возврат поставщику.
После того, как вся экипировка принята, её распределяют по логистическим партнёрам, которые работают только в мобильном приложении «Клеверенс» на терминалах сбора данных — у них нет доступа к «1С: ИУИ» или к серверам. Все пункты выдачи заказчик обеспечил ТСД. А так как от использования RFID-технологии в итоге пришлось отказаться, выбрали версию «Склад 15» для считывания штрихкодов.
При поступлении партии экипировки на склад логистического партнёра, сотрудники открывают на ТСД документ приёмки сканируют все ШК по факту. Затем завершают документ приёмки на терминале, и данные попадают в систему учёта центрального склада Delivery Club, где оператор может проконтролировать что доехало, что не доехало.
Инвентаризации логистические пункты проводят по тому же принципу: на ТСД «падает» задание, сотрудники партнёра сканируют штрихкоды всех ТМЦ, которые у него есть, и отправляют данные в 1С.
Списание экипировки нельзя произвести без описания причины. Есть курьеры, которые работают полноценный рабочий день 8-10 часов и срок службы их сумки или куртки будет намного меньше, чем у того, кто работает по 2 часа в день. Если при сдаче ТМЦ возникают спорные моменты, можно сделать фото на телефон или на ТСД и отправить через 1С на центральный склад, где будет принято дальнейшее решение.
Причин списания ТМЦ может быть несколько: «увольнение», «порча», «замена», «потеря». К документу списания обязательно прикладывают фото сумки. Так как бывают случаи, что сотрудник устроился на работу, но не работал по каким-то своим причинам, и сумка новая. И если состояние отличное, сумку можно вернуть в работу и выдать другому курьеру.
Особенности выдачи экипировки в Delivery Club
После оформления курьера на работу его данные заносят в учётную базу, где для каждого нового сотрудника формируют собственный уникальный идентификационный QR-код. Его формат был разработан на основании консультаций с Андреем Рыжиковым специалистами заказчика.
В момент выдачи экипировки оператор логистического центра сначала сканирует ID-номер курьера, затем фотографирует его на камеру терминала, далее привязывает штрихкод конкретной сумки к ID курьера путём сканирования обоих кодов. Тот же алгоритм с выдачей всей остальной экипировки: кепок, футболок и так далее.
После завершения документа выдачи сотрудник, получивший экипировку, расписывается прямо на сенсорном экране ТСД в получении ТМЦ. Через некоторое время в личном кабинете мобильного приложения для курьеров ему приходит уведомление с номером выданной сумки и примерных сроках её замены на новую. Этот функционал реализовали для того, чтобы можно было своевременно менять сотрудникам экипировку на новую.
Так как в «Клеверенс» возможна привязка штрихкода сумки к ID конкретного курьера, сдать сумку другого человека вместо своей нельзя. Все действия, которые производят логистические партнёры с экипировкой, проходят через ТСД и автоматически попадают в «1С: ИУИ» на центральном складе.
Пройдите короткий опрос и за 3 шага узнайте стоимость автоматизации в вашей компании!
Результаты опроса помогут рассчитать стоимость готового решения точнее
Рассчитать условияРезультаты
Крупные компании закладывают немалый бюджет на приобретение товарно-материальных ценностей. А их учёт регламентируется бухгалтерскими нормативно-правовыми актами. Но если вести оперативный учёт на бумаге или в Excel таблице, стоит быть готовым к тому, что рано или поздно придётся столкнуться с ошибками и потерями.
Благодаря внедрению «Склада 15» и терминалов сбора данных Delivery Club удалось сократить время приёмки экипировки и ускорить проведение инвентаризаций более чем в 6 раз, выдачу ТМЦ ускорили в 3 раза и свели к минимуму бумажный документооборот.
Теперь есть возможность на входе отбраковывать нечитаемые штрихкоды на сумках и своевременно осуществлять возврат поставщику, так как качество сумок проверяют сразу при поступлении и постоянно контролируют причины списания экипировки.
Все данные по остаткам на 350 складах объединили в единую систему, что позволило существенно сократить ошибки при проведении инвентаризаций контролировать актуальность остатков для своевременного дозаказа заканчивающихся на складе ТМЦ. А информацию по операциям перемещения, списания и выдачи операторы центрального склада заказчика видят в режиме реального времени.
Сервис доставки Delivery Club перешел в собственность «Яндекса»
сократили время приёмки экипировки
свели к минимуму бумажный документооборот
ускорили проведение инвентаризаций
Партнер
Компания «Первый Бит» более 20 лет занимается автоматизацией и цифровизацией бизнеса: от поставки IT-оборудования клиентам до работы с данными и изменения их бизнес-модели.
Если у вас остались вопросы, вы можете скачать PDF-руководство по автоматизации магазина или задать его специалисту
Скачайте PDF-руководство и узнайте ввсю необходимую информацию по автоматизации магазина
Скачать руководствоПримененное оборудование и программное обеспечение
У вас остались вопросы?
Наши эксперты готовы ответить на любые вопросы — спрашивайте
