Hoff, один из крупнейших российских ритейлеров мебели, столкнулся с увеличением объёмов складских операций, усложнением логистики и недостаточной скоростью обработки заказов. С ростом компании до 62 магазинов и более чем 20 складов стало ясно, что прежние методы работы тормозят бизнес. Процессы товародвижения, основанные на бумажной документации и ручной обработке данных, не могли удовлетворить запросы клиентов, ожидающих быструю доставку и своевременное получение товаров.

Как это часто бывает в крупных компаниях, внедрение новых технологий может вызывать сопротивление. В Hoff это особенно проявилось на уровне склада, где в течение многих лет компания полагалась на бумажную документацию и ручную обработку данных.

Для многих сотрудников переход на электронную систему, в частности использование терминалов сбора данных (ТСД), казался ненужным и сложным. Их недоверие к системе подкреплялось тем, что они привыкли использовать бумажные формы, несмотря на очевидные недостатки, такие как ошибки при вводе данных, задержки при регистрации товаров и зависимость от человеческого фактора. Многие сотрудники склада привыкли к бумажным документам и боялись перемен.

Сотрудники не были уверены, что новая технология действительно улучшит их работу. Страх перед изменениями и отсутствие уверенности в эффективности нового решения усложнили первый этап внедрения. Однако руководство Hoff было настроено решительно. Автоматизация была необходима компании, чтобы справиться с растущими объемами продаж и ускорить обработку заказов.

Компания начала искать решение для автоматизации процессов сотрудников, работающих непосредственно с товарами. После тщательного анализа рынка и рассмотрения различных вариантов Hoff выбрала платформу Клеверенс за её гибкость и быструю интеграцию с существующими системами. Решение, предложенное Клеверенс, не требовало длительной адаптации оборудования или дополнительных доработок под нужды компании. Платформа "из коробки" закрывала ключевые потребности Hoff, что позволило ускорить запуск автоматизации. Кроме того, Клеверенс взял на себя полную ответственность за интеграцию и репликацию программного обеспечения на всех устройствах, что сняло с Hoff значительную часть технической нагрузки. Это стало важным фактором при выборе партнёра.

Отметим, что Hoff использовала учётную систему Microsoft Dynamics AX (Axapta), которую много лет дорабатывали под нужды компании.

Ключевым фактором стала возможность адаптации Клеверенс под уникальные процессы Hoff и поддержка как WinCE, так и Android устройств.

Для Hoff критически важно было сохранить часть существующего парка устройств на WinCE, чтобы избежать дополнительных затрат на обновление более чем 700 ТСД. Клеверенс обеспечил поддержку как старых, так и новых устройств на Android, что позволило компании сэкономить значительные ресурсы. Ещё одним преимуществом стала возможность самостоятельной разработки внутри компании, использование API для интеграции с другими системами, а также гарантии качественной поддержки, что соответствовало высоким стандартам Hoff.

Внедрение Клеверенс началось с важного шага: автоматизации складских операций. Переход от бумажных документов к цифровым был трудоемким и длительным процессом, который принес множество сложностей. Основная проблема заключалась в обеспечении точной и быстрой синхронизации данных между физическими складскими операциями и существующей учётной системой Axapta (Microsoft Dynamics AX), которую компания использовала для управления движением товаров.

Ключевым элементом этого перехода стало использование системы Клеверенс. Система заменила ручную обработку данных и бумажные счета-фактуры и позволила сотрудникам получать и обрабатывать информацию о продукции в режиме реального времени. Переход на новую систему дал немедленный эффект: обработка заказов стала быстрее, прозрачнее и точнее. Однако внедрение новой системы потребовало значительных усилий по настройке программного обеспечения и обучению сотрудников.

Главной задачей на этом этапе было устранение «разрыва» между физической работой на складе и её отображением в учётной системе, и Клеверенс позволила синхронизировать данные в режиме реального времени, что сразу же привело к заметному улучшению производительности. Это стало первым шагом на пути к полной интеграции и автоматизации складских процессов и заложило основу для дальнейшего роста и развития компании.

Несмотря на успех автоматизации, внедрение Клеверенс столкнулось с вызовами. Самым большим вызовом стало обучение персонала и изменение привычек. Придерживание бумажных процессов мешало работе, и потребовалось время, чтобы полностью освоить новую систему.

Использование платформы Клеверенс не ограничивалось автоматизацией складских операций. Важным аспектом стало внедрение решений для управления маркировкой товаров, поступающих из-за рубежа, таких как текстиль и товары лёгкой промышленности. Чтобы обеспечить правильное нанесение DataMatrix кодов на предприятиях в Китае и ускорить прохождение таможенных процедур, Hoff начала использовать ещё одно решение от Клеверенс, которое упростило процесс приёмки маркированных товаров в России.

Одним из вызовов, с которым столкнулась компания, были ошибки при сканировании кодов маркировки. Партнёры утверждали, что проблемы возникали на стороне Hoff, но благодаря системе Клеверенс удалось выявить, что некоторые коды пропускались по невнимательности на зарубежных складах. Этот случай подтвердил надёжность Клеверенс и показал, как использование платформы помогает минимизировать ошибки и поддерживать высокую точность на всех этапах цепочки поставок.

Клеверенс помог найти решение и этой задачи. Hoff значительно упростить процессы работы с маркировкой. Операторы на китайских складах сканируют DataMatrix коды, а сотрудники Hoff в России уже заранее знают, какие товары ожидаются, что исключает необходимость повторного сканирования и позволяет быстрее принимать продукцию. Это решение помогло компании сократить время на приёмку товаров и повысить точность выполнения операций.

Постепенно сотрудники Hoff начали видеть, что новая система работает надёжнее и быстрее. Время сбора грузов сократилось с трёх дней до четырёх часов, а сам процесс ускорился на 300%. Это был ключевой момент, когда компания осознала ценность автоматизации.

Одним из ярких примеров успешной автоматизации стало время обработки заказов для таких платформ, как Яндекс.Маркет. Теперь сбор заказа может занимать всего 10 минут, что значительно повышает лояльность клиентов.

Такой уровень скорости и эффективности стал возможен благодаря внедрению Клеверенс и подтвердил правильность выбранного пути автоматизации.

Внедрение Клеверенс изменило складские процессы Hoff благодаря синхронизации в режиме реального времени с учетной системой Axapta. Это позволило устранить задержки, уменьшить количество ошибок, ускорить выполнение заказов на 300% и значительно повысить конкурентоспособность компании.

Уровень удовлетворённости клиентов вырос до 98%. Автоматизация ускоряет работу и создаёт конкурентное преимущество.

Для такой крупной компании, как Hoff, гибкость и масштабируемость системы Клеверенс являются важным преимуществом. В результате система адаптируется к уникальным процессам компании и остаётся стабильной даже при значительном увеличении объёма работы. Оптимизация рабочего процесса привела к оптимизации ручного труда и снижению затрат на ФОТ. Ведь теперь, товародвижение заработало без бумажных носителей и без дополнительной ручной обработки.

Интеграция системы Клеверенс оказала долгосрочное влияние на бизнес Hoff. Система не только ускорила обработку заказов и сократила операционные расходы, но и повысила гибкость всей компании. Теперь Hoff может быстро реагировать на изменение рыночных условий и оперативно решать новые задачи и удовлетворять потребности клиентов.