В «Клеверенс: Учет имущества» существует множество справочников, необходимых для работы при заполнении разных отчетов и документов:
- Номенклатура
- Инвентарные номера
- Состояния имущества
- Серийные номера
- Организации
- Подразделения
- Склады
- Помещения
- Сотрудники
- Комиссия
- Контрагенты
- Производители
У всех справочников (кроме «Инвентарные номера») каждый элемент характеризуется кодом и наименованием. Система поддерживает режим автоматической нумерации элементов и осуществляет контроль уникальности кодов справочника. Помимо кода и наименования, каждый элемент справочника содержит некоторую дополнительную информацию, которая подробно описывает этот элемент.
Все справочники можно заполнять не сразу, а по ходу создания разных документов.
Справочник «Номенклатура»
Центральный справочник, в котором хранится информация об имуществе в обезличенном виде, т.е. без инвентарных номеров и учета в разрезе сотрудников, помещений и т.д. На основе элементов номенклатуры создаются уникальные инвентарные объекты, по которым далее и ведется учет в системе.
При нажатии на кнопку «Создать» откроется форма создания карточки новой номенклатуры.
В открытой карточке номенклатуры содержится информация о наименовании, способе учета экземпляров в системе (в нашем случае все имущество уникально), способе учета в бухгалтерии (для интеграции с бухгалтерией и формирования описей), а также задаются шаблоны генерации инвентарных номеров и штрихкодов
В карточку номенклатуры также можно добавить изображение для более удобной идентификации имущества.
Справочник «Инвентарные номера»
Представляет собой список инвентарных номеров, присвоенных имуществу. Инвентарные номера формируются только у уникальных объектов.
Карточка инвентарного номера содержит учетную информацию об имуществе: артикул, номенклатурный и инвентарный номера из бухгалтерии, местоположение, поставщик и др.
Справочник «Состояния имущества»
Справочник хранит все варианты состояний уникальных объектов, созданные пользователем. Состояния используются для выделения (форматирования) определенных позиций имущества (разный цвет, шрифт, фон).
Справочник «Серийные номера»
Содержит список серийных номеров, присвоенных имуществу.
Справочник «Организации»
Для отображения структуры предприятия создается справочник «Организации». В него добавляют сведения об организациях (может быть одна или несколько), входящих в состав компании. Для заведения новой организации необходимо указать ее ИНН и КПП
Справочник «Подразделения»
Описывает подразделения предприятия и структуру организации (может быть иерархической, т. е. показывать подчиненность одних подразделений организации иным). Справочник подчинен справочнику организаций, при заполнении новых подразделений надо определить, подразделение какой конкретно организации выбирается.
Справочник «Склады»
Используется для хранения перечня складов.
Справочник «Помещения»
Справочник служит для учета имущества в разрезе помещений. Имеет вид с иерархией элементов (одни элементы могут быть вложены в другие), так как помещения привязаны к подразделениям (зданиям), в которых находятся.
Справочник «Сотрудники»
Справочник представляет собой список всех сотрудников, которые работают в компании. Сотрудники могут быть как держателями (пользователями) имущества, так и МОЛами, за это отвечает поле «МОЛ».
Справочник сотрудников иерархический, в нем можно создавать группы и добавлять в них сотрудников. Для сотрудников можно указывать кадровую историю и назначать рабочее место из справочника помещений.
Справочник «Комиссия»
Нужен для возможности быстро указать сотрудников, ответственных за проведений списаний и инвентаризаций.
При нажатии кнопки «Создать» откроется карточка комиссии, в которой необходимо указать наименование и назначение комиссии, а также добавить туда сотрудников. Один из сотрудников должен быть назначен председателем.
Справочник «Контрагенты»
Представляет собой список всех поставщиков и покупателей, с которыми работает компания. Справочник контрагенты иерархический, в справочнике можно создавать группы, а в них уже заносить контрагентов. Для добавления нового контрагента необходимо указать его ИНН и КПП
Справочник «Производители»
Представляет собой список всех производителей, которые произвели имеющееся на балансе имущество.
